展示会後の電話フォロー例：資料・デモ・見積相談別の進め方

会場での約束から始める

展示会後の電話は、実際の依頼を思い出せる形で始め、通話できるか確認し、役立つ次の行動を一つ合意します。会場のメモを読んでから準備しましょう。

技術回答を望む人と、資料だけを希望した人では次の連絡が違います。電話前に約束した作業と連絡方法を確認します。メール資料を希望した人に、番号があるだけで別の商談を始めないようにします。台本は一気に読み上げる文章ではなく、冒頭、質問、次の約束を保つ案内として使います。追加の関心がなくても、双方が次の状態を理解できれば通話は整理できています。

電話前の短い準備

氏名、会社、展示会、質問、送付済み資料、残る約束を確認します。他のスタッフが先に連絡したかも見ます。曖昧な記録は社内で確認するか、通話で正直に聞きます。

文脈を伝え、今話せるか聞く

冒頭例：「[会社]の[担当者]です。[展示会]で[質問]について伺い、[約束した内容]をご案内することになっていました。今少しお話しできますか。別の時間がよいでしょうか。」漠然とした関心より、具体的な質問を思い出せるようにします。忙しいときは説明を続けず、メールや希望時間を確認して終えます。別人につながった場合は詳細な商談内容を先に話しません。

資料を希望した人への電話

例：「会場で[質問]を確認する[資料]をご希望いただき、[日付]に送りました。正しい宛先へ届いたか、追加で確認する点があるか伺いたいと思います。」未着なら送付を解決します。未読ならその場で読むよう求めず、資料を手元に残してもらいます。読んだ場合は残る質問と回答者を確認します。質問がなければ、次の電話の理由を作りません。

デモを希望した人への電話

例：「[業務背景]で[流れ]を見たいと伺いました。日程の前に、最も確認したい点と同席される方を教えていただけますか。」適切な進行役の空きを確認してから候補を示します。「空き時間を送ってください」は予約確定ではなく、時間を提案する作業です。誰がいつ送るか記録し、実演の目的が変わったらメモを更新します。

見積や条件を相談した人への電話

例：「[展示会]で[範囲]のお見積を希望されました。担当者が準備する前に条件を確認したいと思います。[確認済み範囲]は正しく、他に決める事項はありますか。」回答に必要な情報だけ聞きます。範囲を推測して価格を出したり、未確認の値引き、日程、機能を約束したりしません。相手の希望条件とチームが受けた約束を分けて記録します。

優先順位が変わった場合

資料が不要、計画が延期、別の同僚への相談が必要といった変化があり得ます。相手が話したい場合だけ事情を聞きます。追加連絡を望まなければ記録して止めます。後の確認なら「ここで終了するか、[条件]の後に確認するか、どちらがよいですか」と選択を示します。曖昧な「次の四半期頃」を確定予定として扱いません。

不在は連絡の試みとして記録する

伝言は身元、展示会の文脈、返信方法を短く残します。例：「[会社]の[氏名]です。[展示会]でのご依頼についてご連絡しました。ご都合のよいときに先のメールへご返信いただけます。」確認できない留守番電話にプロジェクトの詳細を長く残しません。他の担当者と繰り返し電話しないよう試みを記録し、適切な次の連絡か終了を判断します。不在だけで購入意思は分かりません。

BoothCatchへ結果と次の行動を残す

電話はチームの通常の方法で行います。BoothCatchでは実際の議論、次の約束、担当者、フォロー状況を更新します。資料送付と電話不在は違う結果です。書式：「連絡 [日付]。議論 [質問]。結果 [資料受領／日程待ち／回答必要／追加連絡不要]。次の行動 [作業]。担当 [氏名]。時期 [合意／未定]。」推測した気分より、確認した結果を残します。

最後の一文で約束を合わせる

次の行動を短く読み返し、期待と合うか確認します。追加作業がなければ明確に終え、記録します。専門家の回答が必要なら担当者と現実的な確認時期を伝えます。終わり際に新しい提案をいくつも加えないようにします。

• 合意した目的と連絡方法で電話する
• 冒頭に具体的な会場の質問がある
• 相手が時間変更や辞退を選べる
• 一つの関連する質問に集中する
• 未確認の範囲と日程を区別する
• 結果、次の行動、担当者を記録する

よくある質問