イベント当日リハーサル：30分で行う模擬運用チェック

先に結論

イベント当日リハーサル：30分で行う模擬運用チェックで重要なのは、ツールを一つ増やすことではありません。現場で誰が、何を、いつ記録し、次の担当へどう渡すかを先に決めることです。最初の来訪対応から抽選、CSV確認まで、実機で一度通すリハーサル手順です。

イベント前に決めるべき理由

イベント当日リハーサル：30分で行う模擬運用チェックは、来訪者が増えてから即興で解決するのが難しいテーマです。項目一つ、担当者一人、結果確認の一段階が、待ち時間とデータ品質を変えます。以下の基準をリハーサルに入れ、実際に使う端末で最初から最後まで一度実行してください。

現場で最初に診断すること

リハーサルの目的は各画面を見ることではなく、人、端末、通信、印刷物の間で引き継ぎが切れる場所を探すことです。正常系だけでは現場で時間を使う訂正と再試行が分かりません。誤ったメール、ぼやけた名刺、重複参加、権限不足、通信遅延も意図的に再現します。

具体的な運用例

30分をQR送信、名刺撮影と修正、スタッフ入力、抽選と受取、CSV終了確認に分けます。同じ来場者を二経路から入れ、一部は制限付きスタッフアカウントで実行します。各区間の後に画面結果だけでなく、次の担当者へ何が渡ったかも確認します。

見落としやすい失敗パターン

1. 管理者一人が慣れた端末で素早く操作し、リハーサル完了とする。
2. 問題をその場で直すだけで、再現条件、担当者、再試験を記録しない。
3. 当選画面で試験を止め、実物の受取、在庫減少、未受取処理を省く。

完了を判断する基準

判断基準を一枚にまとめる

機能名だけを比較せず、その選択がスタッフと来訪者の行動をどう変えるかを記録します。

実行手順

各段階に担当者と期限を付けます。担当のないチェックリストは、混雑時に最初に崩れます。

1. QRフォームで一人分の送信時間を測ります。
2. 反射する名刺と小さい文字の名刺を撮影して確認します。
3. スタッフ入力後に担当者とメモを編集します。
4. 即時・定時抽選と景品受取を試します。
5. 最後に全テストリードをCSV出力して外部で開きます。

1. QRフォームで一人分の送信時間を測ります。

「QRフォームで一人分の送信時間を測ります。」を現場で確認できる手順に変えます。完了条件、担当者、代替担当、確認時点を記し、実機で重要な例外を一つ再現します。終了時に未完了を名前のある担当者へ渡し、次のチームが口頭説明なしで結果を理解できるようにします。

• 「QRフォームで一人分の送信時間を測ります。」の完了条件と担当者を書く。
• 実機で例外と引き継ぎ結果を確認する。

2. 反射する名刺と小さい文字の名刺を撮影して確認します。

「反射する名刺と小さい文字の名刺を撮影して確認します。」を現場で確認できる手順に変えます。完了条件、担当者、代替担当、確認時点を記し、実機で重要な例外を一つ再現します。終了時に未完了を名前のある担当者へ渡し、次のチームが口頭説明なしで結果を理解できるようにします。

• 「反射する名刺と小さい文字の名刺を撮影して確認します。」の完了条件と担当者を書く。
• 実機で例外と引き継ぎ結果を確認する。

3. スタッフ入力後に担当者とメモを編集します。

「スタッフ入力後に担当者とメモを編集します。」を現場で確認できる手順に変えます。完了条件、担当者、代替担当、確認時点を記し、実機で重要な例外を一つ再現します。終了時に未完了を名前のある担当者へ渡し、次のチームが口頭説明なしで結果を理解できるようにします。

• 「スタッフ入力後に担当者とメモを編集します。」の完了条件と担当者を書く。
• 実機で例外と引き継ぎ結果を確認する。

4. 即時・定時抽選と景品受取を試します。

「即時・定時抽選と景品受取を試します。」を現場で確認できる手順に変えます。完了条件、担当者、代替担当、確認時点を記し、実機で重要な例外を一つ再現します。終了時に未完了を名前のある担当者へ渡し、次のチームが口頭説明なしで結果を理解できるようにします。

• 「即時・定時抽選と景品受取を試します。」の完了条件と担当者を書く。
• 実機で例外と引き継ぎ結果を確認する。

5. 最後に全テストリードをCSV出力して外部で開きます。

「最後に全テストリードをCSV出力して外部で開きます。」を現場で確認できる手順に変えます。完了条件、担当者、代替担当、確認時点を記し、実機で重要な例外を一つ再現します。終了時に未完了を名前のある担当者へ渡し、次のチームが口頭説明なしで結果を理解できるようにします。

• 「最後に全テストリードをCSV出力して外部で開きます。」の完了条件と担当者を書く。
• 実機で例外と引き継ぎ結果を確認する。

現場条件に合わせて調整する

イベント準備の正解はイベント規模だけでは決まりません。会話時間、ブース導線、人員、景品受渡場所、初回連絡を担うチームを一緒に見ます。以下をそのまま転用せず、自社イベントで検証する質問へ変え、リハーサル結果に応じて項目や役割を調整してください。

当日のチェックリスト

開場前に実際の来訪者一人を想定し、以下の流れを確認します。

• QRフォームで一人分の送信時間を測ります。
• 反射する名刺と小さい文字の名刺を撮影して確認します。
• スタッフ入力後に担当者とメモを編集します。
• 即時・定時抽選と景品受取を試します。
• 最後に全テストリードをCSV出力して外部で開きます。
• 来訪者QRフォーム、名刺OCR、スタッフ直接入力
• リード別の現場メモ、担当者、フォロー状態

件数と品質を同時に測る

総件数だけを見ると、短い入力が成功に見えます。しかし、フォローに使えない記録が増えたなら成果とは言えません。

現在のBoothCatchでできること

1. 来訪者QRフォーム、名刺OCR、スタッフ直接入力
2. リード別の現場メモ、担当者、フォロー状態
3. 即時・定時抽選、景品在庫、受取記録
4. イベントリードのCSV出力

終了後20分の振り返り

記憶が新しいうちに入力ミスと遅延の原因を分けます。個人を責めるのではなく、次回変更できるフォーム、案内、役割、導線を見つけることが目的です。

• 初回連絡に必要な情報が不足した記録
• 重複または担当者未設定の記録
• 来訪者の待ち時間が最長だった段階
• 当選結果と実際の受取記録の差
• 次回までに削除または追加する質問

よくある質問