ブーススタッフ向けリード収集プレイブック

先に結論

ブーススタッフ向けリード収集プレイブックで重要なのは、ツールを一つ増やすことではありません。現場で誰が、何を、いつ記録し、次の担当へどう渡すかを先に決めることです。声かけ、商談メモ、担当割り当て、混雑時の交代まで、チームの動きをそろえる現場ルールです。

イベント前に決めるべき理由

ブーススタッフ向けリード収集プレイブックは、来訪者が増えてから即興で解決するのが難しいテーマです。項目一つ、担当者一人、結果確認の一段階が、待ち時間とデータ品質を変えます。以下の基準をリハーサルに入れ、実際に使う端末で最初から最後まで一度実行してください。

現場で最初に診断すること

ブース用プレイブックは挨拶文の集まりではなく、混雑と交代の中でも記録品質を保つ役割契約です。誰が会話し誰が入力するか、来場者が去る前に何を確認するか、未完了を誰へ渡すかを決めます。同じ説明を暗記するより、完成リードの定義と例外報告を共有することが重要です。

具体的な運用例

二人一組なら一人が会話し、もう一人が連絡先と文脈を確認します。最初の20秒で参加経路を案内し、終了前に課題と合意した次の行動を声に出して確認します。交代10分前から新しい長い相談を減らし、未完了記録、景品数、確認待ち名刺を次の組へ直接示します。

見落としやすい失敗パターン

1. 全員が会話と入力を同時に行い、来場者への注意と記録品質の両方を失う。
2. 休憩時に未完了作業を画面へ残すだけで、交代者へ直接引き継がない。
3. 混雑中も通常の長い説明を続け、相談列と受付列を互いに塞ぐ。

完了を判断する基準

判断基準を一枚にまとめる

機能名だけを比較せず、その選択がスタッフと来訪者の行動をどう変えるかを記録します。

実行手順

各段階に担当者と期限を付けます。担当のないチェックリストは、混雑時に最初に崩れます。

1. 最初の20秒の挨拶と参加案内をチームで練習します。
2. 会話終了前に連絡先、文脈、次の行動を確認します。
3. 混雑時は会話担当と入力担当を分けます。
4. 休憩や交代前に未完了記録を次の担当へ直接渡します。
5. 最後の20分は新しい長話より未完了記録の整理を優先します。

1. 最初の20秒の挨拶と参加案内をチームで練習します。

「最初の20秒の挨拶と参加案内をチームで練習します。」を現場で確認できる手順に変えます。完了条件、担当者、代替担当、確認時点を記し、実機で重要な例外を一つ再現します。終了時に未完了を名前のある担当者へ渡し、次のチームが口頭説明なしで結果を理解できるようにします。

• 「最初の20秒の挨拶と参加案内をチームで練習します。」の完了条件と担当者を書く。
• 実機で例外と引き継ぎ結果を確認する。

2. 会話終了前に連絡先、文脈、次の行動を確認します。

「会話終了前に連絡先、文脈、次の行動を確認します。」を現場で確認できる手順に変えます。完了条件、担当者、代替担当、確認時点を記し、実機で重要な例外を一つ再現します。終了時に未完了を名前のある担当者へ渡し、次のチームが口頭説明なしで結果を理解できるようにします。

• 「会話終了前に連絡先、文脈、次の行動を確認します。」の完了条件と担当者を書く。
• 実機で例外と引き継ぎ結果を確認する。

3. 混雑時は会話担当と入力担当を分けます。

「混雑時は会話担当と入力担当を分けます。」を現場で確認できる手順に変えます。完了条件、担当者、代替担当、確認時点を記し、実機で重要な例外を一つ再現します。終了時に未完了を名前のある担当者へ渡し、次のチームが口頭説明なしで結果を理解できるようにします。

• 「混雑時は会話担当と入力担当を分けます。」の完了条件と担当者を書く。
• 実機で例外と引き継ぎ結果を確認する。

4. 休憩や交代前に未完了記録を次の担当へ直接渡します。

「休憩や交代前に未完了記録を次の担当へ直接渡します。」を現場で確認できる手順に変えます。完了条件、担当者、代替担当、確認時点を記し、実機で重要な例外を一つ再現します。終了時に未完了を名前のある担当者へ渡し、次のチームが口頭説明なしで結果を理解できるようにします。

• 「休憩や交代前に未完了記録を次の担当へ直接渡します。」の完了条件と担当者を書く。
• 実機で例外と引き継ぎ結果を確認する。

5. 最後の20分は新しい長話より未完了記録の整理を優先します。

「最後の20分は新しい長話より未完了記録の整理を優先します。」を現場で確認できる手順に変えます。完了条件、担当者、代替担当、確認時点を記し、実機で重要な例外を一つ再現します。終了時に未完了を名前のある担当者へ渡し、次のチームが口頭説明なしで結果を理解できるようにします。

• 「最後の20分は新しい長話より未完了記録の整理を優先します。」の完了条件と担当者を書く。
• 実機で例外と引き継ぎ結果を確認する。

現場条件に合わせて調整する

イベント準備の正解はイベント規模だけでは決まりません。会話時間、ブース導線、人員、景品受渡場所、初回連絡を担うチームを一緒に見ます。以下をそのまま転用せず、自社イベントで検証する質問へ変え、リハーサル結果に応じて項目や役割を調整してください。

当日のチェックリスト

開場前に実際の来訪者一人を想定し、以下の流れを確認します。

• 最初の20秒の挨拶と参加案内をチームで練習します。
• 会話終了前に連絡先、文脈、次の行動を確認します。
• 混雑時は会話担当と入力担当を分けます。
• 休憩や交代前に未完了記録を次の担当へ直接渡します。
• 最後の20分は新しい長話より未完了記録の整理を優先します。
• 来訪者QRフォーム、名刺OCR、スタッフ直接入力
• リード別の現場メモ、担当者、フォロー状態

件数と品質を同時に測る

総件数だけを見ると、短い入力が成功に見えます。しかし、フォローに使えない記録が増えたなら成果とは言えません。

現在のBoothCatchでできること

1. 来訪者QRフォーム、名刺OCR、スタッフ直接入力
2. リード別の現場メモ、担当者、フォロー状態
3. 即時・定時抽選、景品在庫、受取記録
4. イベントリードのCSV出力

終了後20分の振り返り

記憶が新しいうちに入力ミスと遅延の原因を分けます。個人を責めるのではなく、次回変更できるフォーム、案内、役割、導線を見つけることが目的です。

• 初回連絡に必要な情報が不足した記録
• 重複または担当者未設定の記録
• 来訪者の待ち時間が最長だった段階
• 当選結果と実際の受取記録の差
• 次回までに削除または追加する質問

よくある質問