面談の希望と確定予約を分ける
商談予約は、来場者と担当者が目的、時間、場所または参加方法を確認して初めて確定します。「後で話したい」という希望と、了承された予定を分けて管理しましょう。
「後で相談したい」は依頼ですが、予約ではありません。会場で再訪するのか、会期後の連絡を希望するのか、特定の時刻を了承したのかを区別します。すべて予約として扱うと、相手が覚えていない招待が届き、担当者も準備できません。
リードには目的と担当者を、共有カレンダーには了承された時刻と参加方法を残します。質問のない予定では進行役が準備できず、時刻のないメモでは来場者がいつ訪ねればよいか分かりません。両方を対応させることが必要です。
時間を出す前に目的を確認する
製品説明、技術確認、別の関係者との検討では必要な人と準備が違います。「今回どの疑問を確認できるとよいですか」と聞き、目的を一文にします。資料だけで解決できるなら、面談以外の選択も示しましょう。
技術相談では確認する条件と必要な情報を残します。営業相談でも、話していない予算、決裁権、導入日は未確認とします。予約を整って見せるために、相手の発言にない内容を補わないようにします。
実際に対応できる時間だけ案内する
会期前に相談別の担当者と、ブース対応のために空けておく時間を決めます。面談の間には記録、移動、前の相談の延長を扱う余裕を設けます。空き時間をすべて埋めると、その場の質問に対応しにくくなります。
確定前に一人が共有カレンダーの空きを確認します。複数のスタッフが同じ担当者を同じ時間に約束しないようにします。すぐ確認できなければ仮の希望として受け付け、誰がいつ確定を知らせるか伝えます。
予約情報を一度に確認する
日時だけでなく、目的、担当者、場所、所要時間、変更時の連絡先をまとめます。オンラインや海外との面談にはタイムゾーンを記載します。会場ではブース番号に加え、相談テーブルなど実際の待ち合わせ場所を案内します。
| 項目 | 相手が知るべき内容 |
|---|---|
| 目的 | 確認する質問やテーマ |
| 時間 | 日付、現地時刻、必要に応じてタイムゾーン |
| 担当者 | 相談する人と変更連絡を受ける人 |
| 場所 | 会場内の待ち合わせ場所、または確認済みの接続方法 |
| 準備 | 相談に本当に必要な資料や情報 |
提案した内容を相手に確認してもらいます。返信がないことを、予定の了承に置き換えてはいけません。
コピーして使える確認文面
確定案内の例：「[展示会]で伺った[質問]について、[担当者]と[日付][時刻・時間帯]に相談する予定です。[場所／参加方法]をご利用ください。[所要時間]を確保しています。変更が必要でしたらご返信ください。内容に相違がないかご確認をお願いします。」実際の合意に合わせて使います。
仮の希望には別の言葉を使います。「ご希望の[時間]を記録しました。[担当者]が空きを確認し、[時点]までにご連絡します。確定案内までは仮の予定としてお考えください。」混雑時に希望だけを集める場合に大切な区別です。
進行役へ短い準備メモを渡す
予約を受けた人と進行役が違う場合は、氏名、会社、元の質問、説明済み・送付済みの内容、確認条件を引き継ぎます。同席する人も残します。肩書から決裁者と推測せず、未確認の役割はそのまま伝えます。
架空の引き継ぎ例：「二つの地域チームへの確認手順の適用を相談。短いデモは見たが技術資料は未送付。担当割り当てと引き継ぎを知りたい。[進行役]が[時間]に対応。連携条件は追加確認。」最初の製品紹介からやり直さずに済む文脈を渡します。
変更したら以前の約束も整理する
新しい時間を確定する前に、相手と担当者の都合を確認します。カレンダーとリードを同時に更新し、旧予定が置き換わったことを残します。担当者が変わるなら、準備メモも新しい人に渡しましょう。
前の面談が延びたとき、次の人の時間を黙って短くしないようにします。遅れを説明し、待つ、別の適切な担当者に会う、再調整する選択を示します。形式が変わっても、確認したかった質問は保ちます。
予約客と当日来場者を一緒に対応する
予約の有無を短く聞き、担当者を確認できる受付ルールを用意します。待機列で氏名や連絡先を大声で読み上げません。面談の集合場所を決めると、予約対応とQR受付や短い案内を並行しやすくなります。
混雑時には今できる短い回答、担当者が空いた後の相談、会期後の面談を案内します。予約の有無だけで来場者の価値を判断せず、実際の質問と次の行動を記録します。
リードに約束、カレンダーに時刻を残す
BoothCatchのメモに目的、合意内容、残る質問を書き、確定連絡をする人を割り当てます。次のアクションには時刻確認や準備作業を残します。仮の招待があっても、時間が了承されていなければ未完了です。
日程調整と招待はチームのカレンダーで行います。終了前に未確定の面談依頼を確認し、それぞれに担当者を置きます。CSVはイベント全体の出力なので、出力後に予約関連の記録を作業ファイルで選びます。
確定と呼ぶ前の確認
カレンダーに項目があるだけでは、双方が同じ約束を理解したとは限りません。来場者と進行役それぞれの視点で、目的、参加方法、変更連絡先が分かるか確認します。結果報告でも依頼と確定面談を分けましょう。
- 相手が時間と目的を了承した
- 担当者が対応可能で責任を引き受けた
- 時間帯と待ち合わせ場所が明確
- 進行役へ元の質問と背景を渡した
- 変更時はカレンダーとリードを更新する
- 未確定依頼に次の行動と担当者がいる
よくある質問
日付が決まる前に面談を記録できますか？
面談依頼として記録し、時間を確認する担当者と次の行動を置きます。予定管理や結果報告では、確定した相談と区別します。
予約時刻はどこで管理しますか？
チームの共有カレンダーや予約手順で管理します。BoothCatchには目的、約束、担当者を残し、準備と引き継ぎに使います。
希望する時間が埋まっている場合は？
実際に空いている別の時間、適切な担当者、資料提供後の相談を案内します。前の面談が早く終わるという期待で、重なる時間を約束しないようにします。
次のイベント運用を始めましょう
イベントを作成し、Event Passを購入してQR、名刺、リード管理、抽選を運用します。