複数日開催の展示会運用：毎日の締め作業と翌日への引き継ぎ

翌日へ続く約束を整理する

複数日の展示会では、未完了の連絡先、商談の約束、担当引き継ぎ、景品記録を毎日確認します。一日の締め作業をチームの手順にし、翌日の担当者へ同じイベントの文脈を渡しましょう。

閉場しても、再訪する人、送る資料、未受取の景品は残ります。毎朝記憶だけで始めると、以前の約束と新しい会話を区別しにくくなります。一つの展示会が続くなら同じイベントの文脈を保ち、夜の点検はチームの別のチェックリストで行います。一日の勤務終了を、新しいイベントの作成やイベント全体の最終終了と混同しないようにします。

夜の締めと朝の受け取りを担当する人を決める

夜の確認をまとめる人と、開場前に受け取る人を決めます。同じ人でも二つの責任は区別します。すべてを自分で修正する必要はありませんが、未完了作業に担当者がいるか、次の人が内容を知っているかを確認します。撤収や移動の前に時間を取り、最後の来場者を対応中なら代わる人も置きます。

会話したスタッフがいる間に記録を補う

不確かな連絡先、処理中の名刺、抜けたメモ、担当者のない約束を先に見ます。対応した人へ確認し、分からないことは未確認のまま残します。今直せる項目と、来場者や専門家に確認する項目を分け、後者には担当者と次の質問を置きます。約束した資料が未担当のまま、低優先度の文章を整えることに時間を使わないようにします。

翌日の再訪に備える

同僚を連れて戻る人には、既存の記録を探して続きから対応します。同じ会社でも別人の連絡先は分けます。時刻が合意済みかも確認しましょう。架空メモ例：「[来場者]が[日付・時刻]に技術担当者と再訪。[質問]を相談予定。[スタッフ]が[場所]で対応。」希望だけなら確定とせず、確認が必要だと残します。

当選記録と実際の引き渡しを照合する

実物を数え、当選と受取の記録を比べます。当選済みで未引き渡し、未受取、渡したか確認が必要なものを分けます。次のスタッフが箱だけで判断したり、違う代替景品を約束したりしないようにします。

CSVは累積記録の時点ごとの写し

二日目の全件CSVには一日目の記録も含まれます。二つをそのまま追加すると、同じ人を何度も数えます。作業用は最新の出力に置き換える方法が簡単です。比較が必要なら連絡先と収集時刻を合わせ、不確かな一致は人が確認します。

BoothCatchは画面の絞り込みに関係なく全件を出力します。日別に見る場合は出力後に収集時刻で選びます。ファイルに出力時点を記載し、報告が日別か累積かを明示して、古い写しを最新状況と誤解しないようにします。

今日することと明日することを分ける

今夜資料を受け取る約束を、会期が長いからと翌日に回さないようにします。実行する人を決め、完了を残します。難しい場合は担当者が現実的な新しい時期を伝えます。専門家の確認や翌日の再訪は、残る質問と未完了の理由を記録して次の勤務へ渡します。

コピーして使える日次引き継ぎ書式

日付・確認時刻：[値]。未完了の約束：[人・質問・担当・期限]。記録補完：[項目・担当]。景品例外：[記録・次の確認]。翌日の相談：[了承時刻・進行役]。ブース変更：[変更・説明担当]。判断待ち：[質問・責任者]。連絡先を広い告知へ複製せず、必要な人が既存リードで詳細を確認できるようにします。受け取り手がどの作業を引き受けたか確認します。

最初の来場者の前に変更点を確認する

参加経路、スタッフのアクセス、機器、予約、景品状況を見ます。机が移動したらQRの見やすさ、交代があれば引き継ぎ作業を確認します。最初の予約の担当者も確認します。前日の回答や受取を待つ人が来る可能性があるため、未完了事項を読んでから開場します。変わらない説明より、今日変わる行動をそろえましょう。

最終日は一つの全体状況へまとめる

最後の締めでは、完了した約束と営業チームに渡す約束を分け、次の連絡担当者を置きます。最終景品記録と最新CSVを確認します。重複する日次ファイルを合算せず、イベント全体を報告します。撤収後も未完了作業は担当者とともに残します。

• 未完了の連絡先とメモを確認した
• 確定した再訪や相談に進行役がいる
• 未受取と引き渡し例外を分けた
• 日次CSVを重ねて合算しない
• 今日の約束を完了または明示的に再割り当てした
• 次の勤務者が残る仕事を受け取った

よくある質問