展示会リード収集チェックリスト：前日までに確認する24項目

先に結論

展示会リード収集チェックリスト：前日までに確認する24項目で重要なのは、ツールを一つ増やすことではありません。現場で誰が、何を、いつ記録し、次の担当へどう渡すかを先に決めることです。QR、名刺、スタッフ入力、担当割り当て、抽選、CSV引き渡しまで、見落としやすい準備を確認します。

イベント前に決めるべき理由

展示会リード収集チェックリスト：前日までに確認する24項目は、来訪者が増えてから即興で解決するのが難しいテーマです。項目一つ、担当者一人、結果確認の一段階が、待ち時間とデータ品質を変えます。以下の基準をリハーサルに入れ、実際に使う端末で最初から最後まで一度実行してください。

現場で最初に診断すること

チェックリストは準備項目の羅列ではなく、開場できる条件を定義するものです。最終フォームの承認者、現場アカウントでログインした端末、実際の距離で読める印刷QR、抽選ルールと一致する景品数を確認します。各項目に担当者、完了証拠、再確認時刻を付け、「完了」の意味をそろえてください。

具体的な運用例

前日に30分のリハーサルを行います。一人が来場者となり、QR送信、スタッフメモ、反射する名刺の撮影と修正、設定した抽選と受取まで進みます。テストリードをCSVで開き、韓国語・英語・日本語の値を確認し、テスト記録を削除または明確に分離する責任者も決めます。

見落としやすい失敗パターン

1. 担当者と期限がなく、誰かが完了したはずだと互いに考える。
2. 画面だけを確認し、印刷QR、照明、実際のネットワークを試さない。
3. テストのリードや抽選結果を残したまま本番を開始し、実データと混在させる。

完了を判断する基準

判断基準を一枚にまとめる

機能名だけを比較せず、その選択がスタッフと来訪者の行動をどう変えるかを記録します。

実行手順

各段階に担当者と期限を付けます。担当のないチェックリストは、混雑時に最初に崩れます。

1. イベント、フォーム、個人情報案内の最終版を確定します。
2. 印刷QRと名刺撮影を実際のブース照明で試します。
3. スタッフアカウント、担当区域、休憩、代替担当を確認します。
4. 景品数、抽選ルール、受取担当を照合します。
5. テストリードをCSV出力し、営業が使うソフトで開きます。

1. イベント、フォーム、個人情報案内の最終版を確定します。

「イベント、フォーム、個人情報案内の最終版を確定します。」を現場で確認できる手順に変えます。完了条件、担当者、代替担当、確認時点を記し、実機で重要な例外を一つ再現します。終了時に未完了を名前のある担当者へ渡し、次のチームが口頭説明なしで結果を理解できるようにします。

• 「イベント、フォーム、個人情報案内の最終版を確定します。」の完了条件と担当者を書く。
• 実機で例外と引き継ぎ結果を確認する。

2. 印刷QRと名刺撮影を実際のブース照明で試します。

「印刷QRと名刺撮影を実際のブース照明で試します。」を現場で確認できる手順に変えます。完了条件、担当者、代替担当、確認時点を記し、実機で重要な例外を一つ再現します。終了時に未完了を名前のある担当者へ渡し、次のチームが口頭説明なしで結果を理解できるようにします。

• 「印刷QRと名刺撮影を実際のブース照明で試します。」の完了条件と担当者を書く。
• 実機で例外と引き継ぎ結果を確認する。

3. スタッフアカウント、担当区域、休憩、代替担当を確認します。

「スタッフアカウント、担当区域、休憩、代替担当を確認します。」を現場で確認できる手順に変えます。完了条件、担当者、代替担当、確認時点を記し、実機で重要な例外を一つ再現します。終了時に未完了を名前のある担当者へ渡し、次のチームが口頭説明なしで結果を理解できるようにします。

• 「スタッフアカウント、担当区域、休憩、代替担当を確認します。」の完了条件と担当者を書く。
• 実機で例外と引き継ぎ結果を確認する。

4. 景品数、抽選ルール、受取担当を照合します。

「景品数、抽選ルール、受取担当を照合します。」を現場で確認できる手順に変えます。完了条件、担当者、代替担当、確認時点を記し、実機で重要な例外を一つ再現します。終了時に未完了を名前のある担当者へ渡し、次のチームが口頭説明なしで結果を理解できるようにします。

• 「景品数、抽選ルール、受取担当を照合します。」の完了条件と担当者を書く。
• 実機で例外と引き継ぎ結果を確認する。

5. テストリードをCSV出力し、営業が使うソフトで開きます。

「テストリードをCSV出力し、営業が使うソフトで開きます。」を現場で確認できる手順に変えます。完了条件、担当者、代替担当、確認時点を記し、実機で重要な例外を一つ再現します。終了時に未完了を名前のある担当者へ渡し、次のチームが口頭説明なしで結果を理解できるようにします。

• 「テストリードをCSV出力し、営業が使うソフトで開きます。」の完了条件と担当者を書く。
• 実機で例外と引き継ぎ結果を確認する。

現場条件に合わせて調整する

リード収集の基本の正解はイベント規模だけでは決まりません。会話時間、ブース導線、人員、景品受渡場所、初回連絡を担うチームを一緒に見ます。以下をそのまま転用せず、自社イベントで検証する質問へ変え、リハーサル結果に応じて項目や役割を調整してください。

当日のチェックリスト

開場前に実際の来訪者一人を想定し、以下の流れを確認します。

• イベント、フォーム、個人情報案内の最終版を確定します。
• 印刷QRと名刺撮影を実際のブース照明で試します。
• スタッフアカウント、担当区域、休憩、代替担当を確認します。
• 景品数、抽選ルール、受取担当を照合します。
• テストリードをCSV出力し、営業が使うソフトで開きます。
• 来訪者QRフォーム、名刺OCR、スタッフ直接入力
• リード別の現場メモ、担当者、フォロー状態

件数と品質を同時に測る

総件数だけを見ると、短い入力が成功に見えます。しかし、フォローに使えない記録が増えたなら成果とは言えません。

現在のBoothCatchでできること

1. 来訪者QRフォーム、名刺OCR、スタッフ直接入力
2. リード別の現場メモ、担当者、フォロー状態
3. 即時・定時抽選、景品在庫、受取記録
4. イベントリードのCSV出力

終了後20分の振り返り

記憶が新しいうちに入力ミスと遅延の原因を分けます。個人を責めるのではなく、次回変更できるフォーム、案内、役割、導線を見つけることが目的です。

• 初回連絡に必要な情報が不足した記録
• 重複または担当者未設定の記録
• 来訪者の待ち時間が最長だった段階
• 当選結果と実際の受取記録の差
• 次回までに削除または追加する質問

よくある質問