名刺スキャンで起きやすい9つのミス

先に結論

名刺スキャンで起きやすい9つのミスで重要なのは、ツールを一つ増やすことではありません。現場で誰が、何を、いつ記録し、次の担当へどう渡すかを先に決めることです。角の欠け、反射、複数枚、小さい文字、確認漏れがどのようなデータ問題を生むかを説明します。

イベント前に決めるべき理由

名刺スキャンで起きやすい9つのミスは、来訪者が増えてから即興で解決するのが難しいテーマです。項目一つ、担当者一人、結果確認の一段階が、待ち時間とデータ品質を変えます。以下の基準をリハーサルに入れ、実際に使う端末で最初から最後まで一度実行してください。

現場で最初に診断すること

スキャンエラーはOCR結果画面ではなく撮影時に始まることが多いものです。反射加工、指の影、切れた端、小さい多言語文字、重なった名刺を分けて考えます。すべてを「OCR失敗」とすると同じ撮影を繰り返します。再撮影が必要な欠陥と、画像を見て一項目だけ修正できる問題を分けてください。

具体的な運用例

白、濃色、光沢、縦型、複数文字体系の名刺をリハーサルに用意します。実際のブース照明で撮り、反射や焦点が失敗する条件を記録します。端が欠けたら再撮影し、小さい役職の一文字だけが不確かなら全工程を戻らず画像と比較して修正します。

見落としやすい失敗パターン

1. プレビューで文字が見えるだけで、確認時の拡大率における焦点と解像度を見ない。
2. 保護スリーブを外さず、反射光でメールや電話の一部を隠す。
3. 撮影者と確定者が異なり、不確かな項目が説明なしに承認される。

完了を判断する基準

判断基準を一枚にまとめる

機能名だけを比較せず、その選択がスタッフと来訪者の行動をどう変えるかを記録します。

実行手順

各段階に担当者と期限を付けます。担当のないチェックリストは、混雑時に最初に崩れます。

1. 角が欠けた写真や複数枚が重なった写真を避けます。
2. ケースや照明の反射で文字が消えていないか確認します。
3. 会社代表番号と個人連絡先を区別します。
4. 複数言語の氏名と役職は行順を原本と照合します。
5. 確認していないOCR結果を一括確定しません。

1. 角が欠けた写真や複数枚が重なった写真を避けます。

「角が欠けた写真や複数枚が重なった写真を避けます。」を現場で確認できる手順に変えます。完了条件、担当者、代替担当、確認時点を記し、実機で重要な例外を一つ再現します。終了時に未完了を名前のある担当者へ渡し、次のチームが口頭説明なしで結果を理解できるようにします。

• 「角が欠けた写真や複数枚が重なった写真を避けます。」の完了条件と担当者を書く。
• 実機で例外と引き継ぎ結果を確認する。

2. ケースや照明の反射で文字が消えていないか確認します。

「ケースや照明の反射で文字が消えていないか確認します。」を現場で確認できる手順に変えます。完了条件、担当者、代替担当、確認時点を記し、実機で重要な例外を一つ再現します。終了時に未完了を名前のある担当者へ渡し、次のチームが口頭説明なしで結果を理解できるようにします。

• 「ケースや照明の反射で文字が消えていないか確認します。」の完了条件と担当者を書く。
• 実機で例外と引き継ぎ結果を確認する。

3. 会社代表番号と個人連絡先を区別します。

「会社代表番号と個人連絡先を区別します。」を現場で確認できる手順に変えます。完了条件、担当者、代替担当、確認時点を記し、実機で重要な例外を一つ再現します。終了時に未完了を名前のある担当者へ渡し、次のチームが口頭説明なしで結果を理解できるようにします。

• 「会社代表番号と個人連絡先を区別します。」の完了条件と担当者を書く。
• 実機で例外と引き継ぎ結果を確認する。

4. 複数言語の氏名と役職は行順を原本と照合します。

「複数言語の氏名と役職は行順を原本と照合します。」を現場で確認できる手順に変えます。完了条件、担当者、代替担当、確認時点を記し、実機で重要な例外を一つ再現します。終了時に未完了を名前のある担当者へ渡し、次のチームが口頭説明なしで結果を理解できるようにします。

• 「複数言語の氏名と役職は行順を原本と照合します。」の完了条件と担当者を書く。
• 実機で例外と引き継ぎ結果を確認する。

5. 確認していないOCR結果を一括確定しません。

「確認していないOCR結果を一括確定しません。」を現場で確認できる手順に変えます。完了条件、担当者、代替担当、確認時点を記し、実機で重要な例外を一つ再現します。終了時に未完了を名前のある担当者へ渡し、次のチームが口頭説明なしで結果を理解できるようにします。

• 「確認していないOCR結果を一括確定しません。」の完了条件と担当者を書く。
• 実機で例外と引き継ぎ結果を確認する。

現場条件に合わせて調整する

データ品質の正解はイベント規模だけでは決まりません。会話時間、ブース導線、人員、景品受渡場所、初回連絡を担うチームを一緒に見ます。以下をそのまま転用せず、自社イベントで検証する質問へ変え、リハーサル結果に応じて項目や役割を調整してください。

当日のチェックリスト

開場前に実際の来訪者一人を想定し、以下の流れを確認します。

• 角が欠けた写真や複数枚が重なった写真を避けます。
• ケースや照明の反射で文字が消えていないか確認します。
• 会社代表番号と個人連絡先を区別します。
• 複数言語の氏名と役職は行順を原本と照合します。
• 確認していないOCR結果を一括確定しません。
• 来訪者QRフォーム、名刺OCR、スタッフ直接入力
• リード別の現場メモ、担当者、フォロー状態

件数と品質を同時に測る

総件数だけを見ると、短い入力が成功に見えます。しかし、フォローに使えない記録が増えたなら成果とは言えません。

現在のBoothCatchでできること

1. 来訪者QRフォーム、名刺OCR、スタッフ直接入力
2. リード別の現場メモ、担当者、フォロー状態
3. 即時・定時抽選、景品在庫、受取記録
4. イベントリードのCSV出力

終了後20分の振り返り

記憶が新しいうちに入力ミスと遅延の原因を分けます。個人を責めるのではなく、次回変更できるフォーム、案内、役割、導線を見つけることが目的です。

• 初回連絡に必要な情報が不足した記録
• 重複または担当者未設定の記録
• 来訪者の待ち時間が最長だった段階
• 当選結果と実際の受取記録の差
• 次回までに削除または追加する質問

よくある質問