BoothCatchイベント運用ガイド：準備・当日・終了

先に結論

BoothCatchイベント運用ガイド：準備・当日・終了で重要なのは、ツールを一つ増やすことではありません。現場で誰が、何を、いつ記録し、次の担当へどう渡すかを先に決めることです。現在提供するQR、名刺OCR、直接入力、リードメモ、抽選、景品受取、CSV機能を運用順に説明します。

イベント前に決めるべき理由

BoothCatchイベント運用ガイド：準備・当日・終了は、来訪者が増えてから即興で解決するのが難しいテーマです。項目一つ、担当者一人、結果確認の一段階が、待ち時間とデータ品質を変えます。以下の基準をリハーサルに入れ、実際に使う端末で最初から最後まで一度実行してください。

現場で最初に診断すること

BoothCatchを機能別に学ぶだけでは、QR、名刺、スタッフ入力、メモ、抽選、受取、CSVが現場で分断されます。イベント目的と完成リード定義から始め、来場者動線に入力方法を配置し、抽選ルールと実在庫責任を固定します。顧客入力のイベント名、質問、景品名はUI言語が変わっても原文を保ちます。

具体的な運用例

管理者がイベントとフォームを作り、公開文言を確認します。入口QR、相談時の名刺OCR、例外時のスタッフ入力を同じリード一覧へ集めます。相談後に担当者と次行動を保存し、抽選前に数量と段階を固定します。終了時に未完了、重複、未受取を確認し、CSVと担当計画を渡します。

見落としやすい失敗パターン

1. 過去の翻訳コンテンツ運用へ依存し、顧客の原文が画面ごとに異なる。
2. 抽選設定だけを終え、実物在庫の場所と受渡担当を決めない。
3. 運用リハーサルで正常画面だけを確認し、権限、重複、エラー、交代を試さない。

完了を判断する基準

判断基準を一枚にまとめる

機能名だけを比較せず、その選択がスタッフと来訪者の行動をどう変えるかを記録します。

実行手順

各段階に担当者と期限を付けます。担当のないチェックリストは、混雑時に最初に崩れます。

1. イベントと来訪フォームを作り、公開文言をすべて確認します。
2. 場所に応じてQR、名刺OCR、スタッフ入力を配置します。
3. 各リードへ会話メモ、担当者、フォロー状態を残します。
4. 抽選ルールと景品数を確定し、当選と受取を別々に記録します。
5. 終了後CSVを出力し、未完了、重複、担当未設定を確認します。

1. イベントと来訪フォームを作り、公開文言をすべて確認します。

「イベントと来訪フォームを作り、公開文言をすべて確認します。」を現場で確認できる手順に変えます。完了条件、担当者、代替担当、確認時点を記し、実機で重要な例外を一つ再現します。終了時に未完了を名前のある担当者へ渡し、次のチームが口頭説明なしで結果を理解できるようにします。

• 「イベントと来訪フォームを作り、公開文言をすべて確認します。」の完了条件と担当者を書く。
• 実機で例外と引き継ぎ結果を確認する。

2. 場所に応じてQR、名刺OCR、スタッフ入力を配置します。

「場所に応じてQR、名刺OCR、スタッフ入力を配置します。」を現場で確認できる手順に変えます。完了条件、担当者、代替担当、確認時点を記し、実機で重要な例外を一つ再現します。終了時に未完了を名前のある担当者へ渡し、次のチームが口頭説明なしで結果を理解できるようにします。

• 「場所に応じてQR、名刺OCR、スタッフ入力を配置します。」の完了条件と担当者を書く。
• 実機で例外と引き継ぎ結果を確認する。

3. 各リードへ会話メモ、担当者、フォロー状態を残します。

「各リードへ会話メモ、担当者、フォロー状態を残します。」を現場で確認できる手順に変えます。完了条件、担当者、代替担当、確認時点を記し、実機で重要な例外を一つ再現します。終了時に未完了を名前のある担当者へ渡し、次のチームが口頭説明なしで結果を理解できるようにします。

• 「各リードへ会話メモ、担当者、フォロー状態を残します。」の完了条件と担当者を書く。
• 実機で例外と引き継ぎ結果を確認する。

4. 抽選ルールと景品数を確定し、当選と受取を別々に記録します。

「抽選ルールと景品数を確定し、当選と受取を別々に記録します。」を現場で確認できる手順に変えます。完了条件、担当者、代替担当、確認時点を記し、実機で重要な例外を一つ再現します。終了時に未完了を名前のある担当者へ渡し、次のチームが口頭説明なしで結果を理解できるようにします。

• 「抽選ルールと景品数を確定し、当選と受取を別々に記録します。」の完了条件と担当者を書く。
• 実機で例外と引き継ぎ結果を確認する。

5. 終了後CSVを出力し、未完了、重複、担当未設定を確認します。

「終了後CSVを出力し、未完了、重複、担当未設定を確認します。」を現場で確認できる手順に変えます。完了条件、担当者、代替担当、確認時点を記し、実機で重要な例外を一つ再現します。終了時に未完了を名前のある担当者へ渡し、次のチームが口頭説明なしで結果を理解できるようにします。

• 「終了後CSVを出力し、未完了、重複、担当未設定を確認します。」の完了条件と担当者を書く。
• 実機で例外と引き継ぎ結果を確認する。

現場条件に合わせて調整する

現場運用の正解はイベント規模だけでは決まりません。会話時間、ブース導線、人員、景品受渡場所、初回連絡を担うチームを一緒に見ます。以下をそのまま転用せず、自社イベントで検証する質問へ変え、リハーサル結果に応じて項目や役割を調整してください。

当日のチェックリスト

開場前に実際の来訪者一人を想定し、以下の流れを確認します。

• イベントと来訪フォームを作り、公開文言をすべて確認します。
• 場所に応じてQR、名刺OCR、スタッフ入力を配置します。
• 各リードへ会話メモ、担当者、フォロー状態を残します。
• 抽選ルールと景品数を確定し、当選と受取を別々に記録します。
• 終了後CSVを出力し、未完了、重複、担当未設定を確認します。
• 来訪者QRフォーム、名刺OCR、スタッフ直接入力
• リード別の現場メモ、担当者、フォロー状態

件数と品質を同時に測る

総件数だけを見ると、短い入力が成功に見えます。しかし、フォローに使えない記録が増えたなら成果とは言えません。

現在のBoothCatchでできること

1. 来訪者QRフォーム、名刺OCR、スタッフ直接入力
2. リード別の現場メモ、担当者、フォロー状態
3. 即時・定時抽選、景品在庫、受取記録
4. イベントリードのCSV出力

終了後20分の振り返り

記憶が新しいうちに入力ミスと遅延の原因を分けます。個人を責めるのではなく、次回変更できるフォーム、案内、役割、導線を見つけることが目的です。

• 初回連絡に必要な情報が不足した記録
• 重複または担当者未設定の記録
• 来訪者の待ち時間が最長だった段階
• 当選結果と実際の受取記録の差
• 次回までに削除または追加する質問

よくある質問