전시회 리드 수집에서 반복되는 12가지 실수

먼저 답부터

전시회 리드 수집에서 반복되는 12가지 실수의 핵심은 도구를 하나 더 도입하는 것이 아니라, 현장에서 누가 무엇을 언제 기록하고 다음 담당자에게 어떻게 넘길지 먼저 정하는 데 있습니다. 과도한 필수 항목, 메모 누락, 담당자 부재, 추첨 재고 착오와 늦은 인계를 원인과 함께 짚습니다.

이 문제를 행사 전에 결정해야 하는 이유

전시회 리드 수집에서 반복되는 12가지 실수는 행사 당일에 즉흥적으로 해결하기 어렵습니다. 방문자가 몰리는 순간에는 입력 항목 하나, 담당자 한 명, 결과 확인 단계 하나가 대기시간과 데이터 누락을 크게 바꿉니다. 아래 기준을 팀 리허설에 포함하고 실제 기기에서 처음부터 끝까지 한 번 실행해 보세요.

현장에서 먼저 진단할 것

전시 리드 수집의 반복 실수는 각각 별개처럼 보여도 완료 기준 부재에서 시작됩니다. 긴 필수 폼, 명함 메모 지연, 담당자 없는 리드, 중복 방치, 경품 재고 차이, 늦은 CSV 인계는 ‘누가 언제 무엇을 끝내는가’가 정해지지 않았다는 신호입니다. 사고 뒤 직원 교육만 반복하지 말고 폼, 권한, 동선, 교대, 마감 절차에서 원인을 찾으세요.

구체적인 운영 예시

행사 후 오류를 수집, 상담, 추첨, 수령, 인계 단계로 나눕니다. 각 오류에 발생 시간, 입력 경로, 영향받은 레코드, 수정 시간과 임시 조치를 기록합니다. 다음 행사에서는 가장 비용이 큰 세 오류만 골라 한 가지 시스템 변경과 리허설 시나리오를 붙입니다. 예를 들어 담당자 누락은 필드 추가보다 교대 전 미완료 큐 검토로 해결할 수 있습니다.

자주 놓치는 실패 패턴

1. 문제가 생길 때마다 ‘직원이 더 조심한다’로 끝내 재발 조건을 그대로 둔다.
2. 오류 수를 합계 하나로 보고 어느 단계와 시간대에서 발생했는지 구분하지 않는다.
3. 새 도구를 도입하면 운영 규칙 없이도 모든 실수가 사라질 것이라고 기대한다.

완료 여부를 판단하는 기준

결정 기준을 한 장으로 정리하기

회의에서 기능 이름만 나열하지 말고, 각 선택이 현장 행동을 어떻게 바꾸는지 기록합니다.

실행 순서

각 단계에는 담당자와 완료 시점을 붙입니다. 담당자가 없는 체크리스트는 혼잡 시간에 가장 먼저 무너집니다.

1. 모든 필드를 필수로 만들어 대기줄을 늘리지 않습니다.
2. 명함만 쌓아 두고 상담 맥락 기록을 미루지 않습니다.
3. 담당자 없는 리드가 마감 후 남지 않게 합니다.
4. 추첨 규칙과 재고를 당일 중간에 임의로 바꾸지 않습니다.
5. CSV를 내려받는 것으로 인계가 끝났다고 보지 않습니다.

1. 모든 필드를 필수로 만들어 대기줄을 늘리지 않습니다.

“모든 필드를 필수로 만들어 대기줄을 늘리지 않습니다.”를 관찰 가능한 현장 절차로 바꾸세요. 완료 조건, 담당자, 대체 담당자와 확인 시점을 적고 실제 기기에서 중요한 예외 하나를 재현합니다. 마감 때 미완료 건을 이름 있는 담당자에게 넘겨 다음 팀이 구두 설명 없이 결과를 이해할 수 있게 합니다.

• 모든 필드를 필수로 만들어 대기줄을 늘리지 않습니다.의 완료 조건과 담당자를 적는다.
• 실제 기기에서 예외와 인계 결과를 확인한다.

2. 명함만 쌓아 두고 상담 맥락 기록을 미루지 않습니다.

“명함만 쌓아 두고 상담 맥락 기록을 미루지 않습니다.”를 관찰 가능한 현장 절차로 바꾸세요. 완료 조건, 담당자, 대체 담당자와 확인 시점을 적고 실제 기기에서 중요한 예외 하나를 재현합니다. 마감 때 미완료 건을 이름 있는 담당자에게 넘겨 다음 팀이 구두 설명 없이 결과를 이해할 수 있게 합니다.

• 명함만 쌓아 두고 상담 맥락 기록을 미루지 않습니다.의 완료 조건과 담당자를 적는다.
• 실제 기기에서 예외와 인계 결과를 확인한다.

3. 담당자 없는 리드가 마감 후 남지 않게 합니다.

“담당자 없는 리드가 마감 후 남지 않게 합니다.”를 관찰 가능한 현장 절차로 바꾸세요. 완료 조건, 담당자, 대체 담당자와 확인 시점을 적고 실제 기기에서 중요한 예외 하나를 재현합니다. 마감 때 미완료 건을 이름 있는 담당자에게 넘겨 다음 팀이 구두 설명 없이 결과를 이해할 수 있게 합니다.

• 담당자 없는 리드가 마감 후 남지 않게 합니다.의 완료 조건과 담당자를 적는다.
• 실제 기기에서 예외와 인계 결과를 확인한다.

4. 추첨 규칙과 재고를 당일 중간에 임의로 바꾸지 않습니다.

“추첨 규칙과 재고를 당일 중간에 임의로 바꾸지 않습니다.”를 관찰 가능한 현장 절차로 바꾸세요. 완료 조건, 담당자, 대체 담당자와 확인 시점을 적고 실제 기기에서 중요한 예외 하나를 재현합니다. 마감 때 미완료 건을 이름 있는 담당자에게 넘겨 다음 팀이 구두 설명 없이 결과를 이해할 수 있게 합니다.

• 추첨 규칙과 재고를 당일 중간에 임의로 바꾸지 않습니다.의 완료 조건과 담당자를 적는다.
• 실제 기기에서 예외와 인계 결과를 확인한다.

5. CSV를 내려받는 것으로 인계가 끝났다고 보지 않습니다.

“CSV를 내려받는 것으로 인계가 끝났다고 보지 않습니다.”를 관찰 가능한 현장 절차로 바꾸세요. 완료 조건, 담당자, 대체 담당자와 확인 시점을 적고 실제 기기에서 중요한 예외 하나를 재현합니다. 마감 때 미완료 건을 이름 있는 담당자에게 넘겨 다음 팀이 구두 설명 없이 결과를 이해할 수 있게 합니다.

• CSV를 내려받는 것으로 인계가 끝났다고 보지 않습니다.의 완료 조건과 담당자를 적는다.
• 실제 기기에서 예외와 인계 결과를 확인한다.

현장 조건에 맞게 조정하는 법

현장 운영의 정답은 행사 규모만으로 결정되지 않습니다. 대화 길이, 부스 동선, 직원 수, 경품 전달 위치, 첫 연락을 맡을 팀을 함께 봐야 합니다. 아래 운영 메모를 그대로 복사하기보다 자사 행사에서 확인할 질문으로 바꾸고, 리허설 결과에 따라 항목을 줄이거나 역할을 재배치하세요.

행사 당일 체크리스트

문이 열리기 전에 실제 방문자 한 명을 가정해 아래 흐름을 점검합니다.

• 모든 필드를 필수로 만들어 대기줄을 늘리지 않습니다.
• 명함만 쌓아 두고 상담 맥락 기록을 미루지 않습니다.
• 담당자 없는 리드가 마감 후 남지 않게 합니다.
• 추첨 규칙과 재고를 당일 중간에 임의로 바꾸지 않습니다.
• CSV를 내려받는 것으로 인계가 끝났다고 보지 않습니다.
• QR 방문자 폼, 명함 OCR, 스태프 직접 입력
• 리드별 현장 메모와 담당자·후속 상태 관리

성과와 품질을 함께 측정하기

총 수집 건수만 보면 빠른 입력이 좋은 운영처럼 보일 수 있습니다. 그러나 후속 연락에 쓸 수 없는 리드가 늘었다면 성과가 아닙니다.

현재 BoothCatch에서 적용하는 범위

1. QR 방문자 폼, 명함 OCR, 스태프 직접 입력
2. 리드별 현장 메모와 담당자·후속 상태 관리
3. 즉석·정시 추첨, 경품 재고와 수령 상태 기록
4. 이벤트 리드 CSV 내보내기

마감 후 20분 회고

행사가 끝난 직후 기억이 남아 있을 때 입력 오류와 운영 지연의 원인을 분리합니다. 사람의 실수를 탓하기보다 다음 행사에서 바꿀 수 있는 폼, 안내, 역할, 동선을 찾는 것이 목적입니다.

• 필수 정보가 비어 후속 연락을 시작하지 못한 건
• 중복되거나 담당자가 지정되지 않은 건
• 방문자가 가장 오래 기다린 단계
• 추첨 결과와 실제 경품 수령 기록의 차이
• 다음 행사 전에 없애거나 추가할 질문

자주 묻는 질문