소규모 팀을 위한 전시회 운영 방법

먼저 답부터

소규모 팀을 위한 전시회 운영 방법의 핵심은 도구를 하나 더 도입하는 것이 아니라, 현장에서 누가 무엇을 언제 기록하고 다음 담당자에게 어떻게 넘길지 먼저 정하는 데 있습니다. 인원이 적을수록 필요한 역할 겸임, 혼잡 시간 우선순위, 교대와 마감 루틴을 현실적으로 설계합니다.

이 문제를 행사 전에 결정해야 하는 이유

소규모 팀을 위한 전시회 운영 방법는 행사 당일에 즉흥적으로 해결하기 어렵습니다. 방문자가 몰리는 순간에는 입력 항목 하나, 담당자 한 명, 결과 확인 단계 하나가 대기시간과 데이터 누락을 크게 바꿉니다. 아래 기준을 팀 리허설에 포함하고 실제 기기에서 처음부터 끝까지 한 번 실행해 보세요.

현장에서 먼저 진단할 것

소규모 팀은 역할 수를 줄이는 것이 아니라 동시에 할 수 없는 일을 구분해야 합니다. 한 사람이 상담 중일 때 명함 촬영, 경품 전달, 줄 안내까지 맡기면 가장 중요한 대화나 기록이 끊깁니다. 혼잡 시간에는 깨끗한 최소 접수와 다음 약속을 우선하고, 상세 보완은 조용한 시간 또는 마감 큐로 이동하세요. 교대 없는 팀도 식사와 휴식 대체 책임을 정해야 합니다.

구체적인 운영 예시

두 명이라면 한 명은 통로 안내와 짧은 QR 접수, 다른 한 명은 상담과 메모를 맡습니다. 경품 수령은 정해진 시간에 한쪽 역할이 처리하도록 모읍니다. 방문자가 몰리면 긴 제품 설명 대신 관심사와 후속 미팅을 기록합니다. 휴식 전에는 처리 중 명함, 미수령 경품, 담당자 없는 리드를 화면에서 함께 확인하고 인계합니다.

자주 놓치는 실패 패턴

1. 모든 사람이 모든 업무를 할 수 있다고 정하고 실제로는 급한 일만 따라다닌다.
2. 조용한 시간에도 미완료 기록을 정리하지 않아 마감 직전에 보완 업무가 폭발한다.
3. 철수와 데이터 마감을 같은 사람에게 동시에 맡겨 리드 검토가 항상 뒤로 밀린다.

완료 여부를 판단하는 기준

핵심 가이드 심화 메모

작은 팀의 운영표는 사람 이름보다 동시 작업 제한에서 시작하세요. 상담 중인 사람은 경품 창고를 떠날 수 없고, 접수 담당자는 긴 제품 데모를 시작하지 않으며, 현장 책임자는 장애 판단과 신규 상담을 동시에 맡지 않는 식입니다. 각 제한에 대체 역할과 전환 조건을 붙입니다. 대기열이 기준을 넘으면 상세 상담을 예약으로 바꾸고, 미수령 경품이 쌓이면 수령 창구를 잠시 우선합니다. 조용해지면 처리 중 명함과 담당자 없는 리드를 먼저 비웁니다. 행사 마지막 30분에는 신규 긴 상담을 제한하고 마감 큐를 닫습니다. 이런 전환 규칙이 있으면 인원이 적어도 매 순간 가장 큰 소리보다 미리 합의한 우선순위로 움직일 수 있습니다.

결정 기준을 한 장으로 정리하기

회의에서 기능 이름만 나열하지 말고, 각 선택이 현장 행동을 어떻게 바꾸는지 기록합니다.

실행 순서

각 단계에는 담당자와 완료 시점을 붙입니다. 담당자가 없는 체크리스트는 혼잡 시간에 가장 먼저 무너집니다.

1. 한 사람이 겸임할 수 있는 역할과 동시에 할 수 없는 역할을 나눕니다.
2. 혼잡 시간에는 긴 설명보다 접수와 다음 약속을 우선합니다.
3. 명함 검토와 데이터 보완은 한산한 시간 또는 마감 후로 미룹니다.
4. 휴식 전 미처리 건과 경품 재고를 다음 담당자에게 넘깁니다.
5. 마감 담당 한 명은 철수보다 데이터·수령 기록 확인을 먼저 합니다.

1. 한 사람이 겸임할 수 있는 역할과 동시에 할 수 없는 역할을 나눕니다.

“한 사람이 겸임할 수 있는 역할과 동시에 할 수 없는 역할을 나눕니다.”를 관찰 가능한 현장 절차로 바꾸세요. 완료 조건, 담당자, 대체 담당자와 확인 시점을 적고 실제 기기에서 중요한 예외 하나를 재현합니다. 마감 때 미완료 건을 이름 있는 담당자에게 넘겨 다음 팀이 구두 설명 없이 결과를 이해할 수 있게 합니다.

• 한 사람이 겸임할 수 있는 역할과 동시에 할 수 없는 역할을 나눕니다.의 완료 조건과 담당자를 적는다.
• 실제 기기에서 예외와 인계 결과를 확인한다.

2. 혼잡 시간에는 긴 설명보다 접수와 다음 약속을 우선합니다.

“혼잡 시간에는 긴 설명보다 접수와 다음 약속을 우선합니다.”를 관찰 가능한 현장 절차로 바꾸세요. 완료 조건, 담당자, 대체 담당자와 확인 시점을 적고 실제 기기에서 중요한 예외 하나를 재현합니다. 마감 때 미완료 건을 이름 있는 담당자에게 넘겨 다음 팀이 구두 설명 없이 결과를 이해할 수 있게 합니다.

• 혼잡 시간에는 긴 설명보다 접수와 다음 약속을 우선합니다.의 완료 조건과 담당자를 적는다.
• 실제 기기에서 예외와 인계 결과를 확인한다.

3. 명함 검토와 데이터 보완은 한산한 시간 또는 마감 후로 미룹니다.

“명함 검토와 데이터 보완은 한산한 시간 또는 마감 후로 미룹니다.”를 관찰 가능한 현장 절차로 바꾸세요. 완료 조건, 담당자, 대체 담당자와 확인 시점을 적고 실제 기기에서 중요한 예외 하나를 재현합니다. 마감 때 미완료 건을 이름 있는 담당자에게 넘겨 다음 팀이 구두 설명 없이 결과를 이해할 수 있게 합니다.

• 명함 검토와 데이터 보완은 한산한 시간 또는 마감 후로 미룹니다.의 완료 조건과 담당자를 적는다.
• 실제 기기에서 예외와 인계 결과를 확인한다.

4. 휴식 전 미처리 건과 경품 재고를 다음 담당자에게 넘깁니다.

“휴식 전 미처리 건과 경품 재고를 다음 담당자에게 넘깁니다.”를 관찰 가능한 현장 절차로 바꾸세요. 완료 조건, 담당자, 대체 담당자와 확인 시점을 적고 실제 기기에서 중요한 예외 하나를 재현합니다. 마감 때 미완료 건을 이름 있는 담당자에게 넘겨 다음 팀이 구두 설명 없이 결과를 이해할 수 있게 합니다.

• 휴식 전 미처리 건과 경품 재고를 다음 담당자에게 넘깁니다.의 완료 조건과 담당자를 적는다.
• 실제 기기에서 예외와 인계 결과를 확인한다.

5. 마감 담당 한 명은 철수보다 데이터·수령 기록 확인을 먼저 합니다.

“마감 담당 한 명은 철수보다 데이터·수령 기록 확인을 먼저 합니다.”를 관찰 가능한 현장 절차로 바꾸세요. 완료 조건, 담당자, 대체 담당자와 확인 시점을 적고 실제 기기에서 중요한 예외 하나를 재현합니다. 마감 때 미완료 건을 이름 있는 담당자에게 넘겨 다음 팀이 구두 설명 없이 결과를 이해할 수 있게 합니다.

• 마감 담당 한 명은 철수보다 데이터·수령 기록 확인을 먼저 합니다.의 완료 조건과 담당자를 적는다.
• 실제 기기에서 예외와 인계 결과를 확인한다.

현장 조건에 맞게 조정하는 법

현장 운영의 정답은 행사 규모만으로 결정되지 않습니다. 대화 길이, 부스 동선, 직원 수, 경품 전달 위치, 첫 연락을 맡을 팀을 함께 봐야 합니다. 아래 운영 메모를 그대로 복사하기보다 자사 행사에서 확인할 질문으로 바꾸고, 리허설 결과에 따라 항목을 줄이거나 역할을 재배치하세요.

행사 당일 체크리스트

문이 열리기 전에 실제 방문자 한 명을 가정해 아래 흐름을 점검합니다.

• 한 사람이 겸임할 수 있는 역할과 동시에 할 수 없는 역할을 나눕니다.
• 혼잡 시간에는 긴 설명보다 접수와 다음 약속을 우선합니다.
• 명함 검토와 데이터 보완은 한산한 시간 또는 마감 후로 미룹니다.
• 휴식 전 미처리 건과 경품 재고를 다음 담당자에게 넘깁니다.
• 마감 담당 한 명은 철수보다 데이터·수령 기록 확인을 먼저 합니다.
• QR 방문자 폼, 명함 OCR, 스태프 직접 입력
• 리드별 현장 메모와 담당자·후속 상태 관리

성과와 품질을 함께 측정하기

총 수집 건수만 보면 빠른 입력이 좋은 운영처럼 보일 수 있습니다. 그러나 후속 연락에 쓸 수 없는 리드가 늘었다면 성과가 아닙니다.

현재 BoothCatch에서 적용하는 범위

1. QR 방문자 폼, 명함 OCR, 스태프 직접 입력
2. 리드별 현장 메모와 담당자·후속 상태 관리
3. 즉석·정시 추첨, 경품 재고와 수령 상태 기록
4. 이벤트 리드 CSV 내보내기

준비·현장·후속을 하나의 운영 모델로 연결하기

좋은 리드 수집은 폼 제출로 끝나지 않습니다. 행사 목표를 질문과 연결하고, 상담 중 남긴 메모를 우선순위에 반영하며, 마감 직후 CSV와 담당자를 확인해야 첫 연락이 빨라집니다. 준비 단계에서 성공 조건을 정하고 현장에서는 예외를 기록하며, 행사 후에는 실제 후속 결과를 다음 폼 설계에 되돌리세요. 목표는 가장 많은 연락처를 모으는 것이 아니라, 방문자가 무엇을 요청했고 누가 언제 응답할지 분명한 기록을 만드는 것입니다. 이를 위해 행사 소유자, 현장 책임자, 스태프, 후속 영업 담당자가 같은 완료 기준을 사용해야 합니다. 각 단계의 입력값과 상태가 실제 행동을 증명하도록 만들고, 추정이나 기억에 의존하는 필드는 줄이세요. 문제가 발생했을 때는 무리하게 계속 접수하지 말고 영향 범위를 확인한 뒤 중단·재시도·보완 절차를 따릅니다. 마지막으로 행사별 비교가 가능하도록 지표 정의와 측정 시점을 고정해야 개선이 개인의 감상이 아니라 다음 의사결정의 근거가 됩니다. 최종 승인 전에는 준비에 참여하지 않은 사람이 기록 한 건을 처음부터 따라가게 하세요. 설명 없이 막히는 지점은 문서와 화면 사이에 아직 남은 운영 공백입니다.

운영 책임과 승인 경계를 먼저 정하기

행사 소유자는 질문·개인정보 안내·추첨 규칙의 최종본을 승인하고, 현장 책임자는 접수 중단과 재개, 예외 처리, 담당자 교대를 판단합니다. 스태프는 고객이 말하지 않은 정보를 추측해 채우지 않고 관찰한 사실과 합의한 다음 행동만 기록합니다. 삭제, 병합, 재추첨처럼 결과를 바꾸는 작업은 이유와 영향을 확인한 뒤 수행합니다. 이 책임 경계를 한 장으로 만들면 혼잡한 순간에도 누가 결정하고 누가 실행하는지가 분명해집니다.

정보 흐름과 물리적 동선을 함께 설계하기

QR 표지의 위치, 명함 촬영 장소, 상담 메모를 남길 시점, 경품을 전달할 테이블은 데이터 구조와 분리할 수 없습니다. 한 방문자가 여러 동선을 거칠 때 같은 연락처가 중복으로 들어오지 않는지, 상담을 이어받은 직원이 앞선 메모를 볼 수 있는지, 경품 수령이 접수 줄을 막지 않는지 확인합니다. 화면 순서만 검토하지 말고 실제 부스 평면 위에 각 단계와 대기 위치를 표시한 뒤 사람이 걸어 보며 수정하세요.

마감 기준을 후속 영업 시작점으로 보기

철수 시작을 행사 업무의 끝으로 두면 가장 가치 있는 맥락이 사라집니다. 접수 마감 뒤에는 연락 가능한 값, 현장 메모, 담당자, 다음 행동, 추첨·수령 상태를 확인하고 수정이 필요한 기록을 분리합니다. CSV를 받았다는 사실보다 어느 팀이 어떤 규칙으로 가져가며 첫 연락 완료를 어디에 표시할지가 중요합니다. 이 마감 기준을 통과한 뒤에만 행사 리드를 일반 영업 큐로 넘기면 이후 정리 비용과 누락을 줄일 수 있습니다.

다음 행사로 학습을 되돌리기

행사별로 질문 수, 입력 오류 유형, 중복 원인, 담당자 미지정, 첫 연락 지연, 경품 재고 차이를 기록합니다. 수치가 높고 낮다는 평가보다 어떤 폼 문구, 안내 위치, 교대 방식이 결과를 만들었는지 원인을 연결하세요. 실제 후속 과정에서 사용하지 않은 필드는 다음 폼에서 제거하고, 반복해서 묻는 정보는 더 명확한 선택지나 스태프 메모로 바꿉니다. 이렇게 운영 데이터가 다음 설계로 돌아와야 도구가 단순 저장소를 넘어 팀의 실행 품질을 높입니다.

마감 후 20분 회고

행사가 끝난 직후 기억이 남아 있을 때 입력 오류와 운영 지연의 원인을 분리합니다. 사람의 실수를 탓하기보다 다음 행사에서 바꿀 수 있는 폼, 안내, 역할, 동선을 찾는 것이 목적입니다.

• 필수 정보가 비어 후속 연락을 시작하지 못한 건
• 중복되거나 담당자가 지정되지 않은 건
• 방문자가 가장 오래 기다린 단계
• 추첨 결과와 실제 경품 수령 기록의 차이
• 다음 행사 전에 없애거나 추가할 질문

자주 묻는 질문