BoothCatch 행사 운영 가이드: 준비·현장·마감

먼저 답부터

BoothCatch 행사 운영 가이드: 준비·현장·마감의 핵심은 도구를 하나 더 도입하는 것이 아니라, 현장에서 누가 무엇을 언제 기록하고 다음 담당자에게 어떻게 넘길지 먼저 정하는 데 있습니다. 현재 제공되는 QR, 명함 OCR, 직접 입력, 리드 메모, 추첨, 경품 수령과 CSV 기능을 실제 운영 순서로 설명합니다.

이 문제를 행사 전에 결정해야 하는 이유

BoothCatch 행사 운영 가이드: 준비·현장·마감는 행사 당일에 즉흥적으로 해결하기 어렵습니다. 방문자가 몰리는 순간에는 입력 항목 하나, 담당자 한 명, 결과 확인 단계 하나가 대기시간과 데이터 누락을 크게 바꿉니다. 아래 기준을 팀 리허설에 포함하고 실제 기기에서 처음부터 끝까지 한 번 실행해 보세요.

현장에서 먼저 진단할 것

BoothCatch를 도입할 때 기능별로 따로 익히면 현장에서 QR, 명함, 직접 입력, 리드 메모, 추첨, 수령, CSV가 끊어진 작업이 됩니다. 먼저 행사 목표와 완료 리드 정의를 정하고, 방문자 동선에 각 입력 방식을 배치하며, 추첨 규칙과 실물 재고 책임을 고정하세요. 고객이 작성한 행사명·질문·경품명은 UI 언어가 바뀌어도 원문으로 유지됩니다.

구체적인 운영 예시

관리자가 행사와 폼을 만들고 공개 화면의 모든 문구를 검토합니다. 입구 QR, 상담 명함 OCR, 예외 상황의 스태프 입력을 같은 리드 목록으로 모읍니다. 상담 뒤 담당자와 다음 행동을 저장하고, 추첨 전 경품 수량과 단계를 확정합니다. 마감 시 미완료·중복·미수령을 검토한 뒤 CSV와 담당자를 후속 팀에 넘깁니다.

자주 놓치는 실패 패턴

1. 영어 콘텐츠 입력 같은 과거 번역 흐름에 의존해 고객 원문과 현재 표시가 다르게 보인다.
2. 추첨 설정만 마친 뒤 실물 재고 위치와 수령 담당자를 정하지 않는다.
3. 운영 리허설에서 정상 화면만 확인하고 권한, 중복, 오류, 교대 시나리오를 시험하지 않는다.

완료 여부를 판단하는 기준

결정 기준을 한 장으로 정리하기

회의에서 기능 이름만 나열하지 말고, 각 선택이 현장 행동을 어떻게 바꾸는지 기록합니다.

실행 순서

각 단계에는 담당자와 완료 시점을 붙입니다. 담당자가 없는 체크리스트는 혼잡 시간에 가장 먼저 무너집니다.

1. 행사와 방문자 폼을 만들고 공개 전 실제 문구를 검토합니다.
2. 현장 위치에 따라 QR, 명함 OCR, 직접 입력을 배치합니다.
3. 각 리드에 상담 메모, 담당자와 후속 상태를 남깁니다.
4. 추첨 규칙과 경품 수량을 확정한 뒤 당첨·수령을 기록합니다.
5. 마감 후 CSV를 내보내고 미완료·중복·담당자를 확인합니다.

1. 행사와 방문자 폼을 만들고 공개 전 실제 문구를 검토합니다.

“행사와 방문자 폼을 만들고 공개 전 실제 문구를 검토합니다.”를 관찰 가능한 현장 절차로 바꾸세요. 완료 조건, 담당자, 대체 담당자와 확인 시점을 적고 실제 기기에서 중요한 예외 하나를 재현합니다. 마감 때 미완료 건을 이름 있는 담당자에게 넘겨 다음 팀이 구두 설명 없이 결과를 이해할 수 있게 합니다.

• 행사와 방문자 폼을 만들고 공개 전 실제 문구를 검토합니다.의 완료 조건과 담당자를 적는다.
• 실제 기기에서 예외와 인계 결과를 확인한다.

2. 현장 위치에 따라 QR, 명함 OCR, 직접 입력을 배치합니다.

“현장 위치에 따라 QR, 명함 OCR, 직접 입력을 배치합니다.”를 관찰 가능한 현장 절차로 바꾸세요. 완료 조건, 담당자, 대체 담당자와 확인 시점을 적고 실제 기기에서 중요한 예외 하나를 재현합니다. 마감 때 미완료 건을 이름 있는 담당자에게 넘겨 다음 팀이 구두 설명 없이 결과를 이해할 수 있게 합니다.

• 현장 위치에 따라 QR, 명함 OCR, 직접 입력을 배치합니다.의 완료 조건과 담당자를 적는다.
• 실제 기기에서 예외와 인계 결과를 확인한다.

3. 각 리드에 상담 메모, 담당자와 후속 상태를 남깁니다.

“각 리드에 상담 메모, 담당자와 후속 상태를 남깁니다.”를 관찰 가능한 현장 절차로 바꾸세요. 완료 조건, 담당자, 대체 담당자와 확인 시점을 적고 실제 기기에서 중요한 예외 하나를 재현합니다. 마감 때 미완료 건을 이름 있는 담당자에게 넘겨 다음 팀이 구두 설명 없이 결과를 이해할 수 있게 합니다.

• 각 리드에 상담 메모, 담당자와 후속 상태를 남깁니다.의 완료 조건과 담당자를 적는다.
• 실제 기기에서 예외와 인계 결과를 확인한다.

4. 추첨 규칙과 경품 수량을 확정한 뒤 당첨·수령을 기록합니다.

“추첨 규칙과 경품 수량을 확정한 뒤 당첨·수령을 기록합니다.”를 관찰 가능한 현장 절차로 바꾸세요. 완료 조건, 담당자, 대체 담당자와 확인 시점을 적고 실제 기기에서 중요한 예외 하나를 재현합니다. 마감 때 미완료 건을 이름 있는 담당자에게 넘겨 다음 팀이 구두 설명 없이 결과를 이해할 수 있게 합니다.

• 추첨 규칙과 경품 수량을 확정한 뒤 당첨·수령을 기록합니다.의 완료 조건과 담당자를 적는다.
• 실제 기기에서 예외와 인계 결과를 확인한다.

5. 마감 후 CSV를 내보내고 미완료·중복·담당자를 확인합니다.

“마감 후 CSV를 내보내고 미완료·중복·담당자를 확인합니다.”를 관찰 가능한 현장 절차로 바꾸세요. 완료 조건, 담당자, 대체 담당자와 확인 시점을 적고 실제 기기에서 중요한 예외 하나를 재현합니다. 마감 때 미완료 건을 이름 있는 담당자에게 넘겨 다음 팀이 구두 설명 없이 결과를 이해할 수 있게 합니다.

• 마감 후 CSV를 내보내고 미완료·중복·담당자를 확인합니다.의 완료 조건과 담당자를 적는다.
• 실제 기기에서 예외와 인계 결과를 확인한다.

현장 조건에 맞게 조정하는 법

현장 운영의 정답은 행사 규모만으로 결정되지 않습니다. 대화 길이, 부스 동선, 직원 수, 경품 전달 위치, 첫 연락을 맡을 팀을 함께 봐야 합니다. 아래 운영 메모를 그대로 복사하기보다 자사 행사에서 확인할 질문으로 바꾸고, 리허설 결과에 따라 항목을 줄이거나 역할을 재배치하세요.

행사 당일 체크리스트

문이 열리기 전에 실제 방문자 한 명을 가정해 아래 흐름을 점검합니다.

• 행사와 방문자 폼을 만들고 공개 전 실제 문구를 검토합니다.
• 현장 위치에 따라 QR, 명함 OCR, 직접 입력을 배치합니다.
• 각 리드에 상담 메모, 담당자와 후속 상태를 남깁니다.
• 추첨 규칙과 경품 수량을 확정한 뒤 당첨·수령을 기록합니다.
• 마감 후 CSV를 내보내고 미완료·중복·담당자를 확인합니다.
• QR 방문자 폼, 명함 OCR, 스태프 직접 입력
• 리드별 현장 메모와 담당자·후속 상태 관리

성과와 품질을 함께 측정하기

총 수집 건수만 보면 빠른 입력이 좋은 운영처럼 보일 수 있습니다. 그러나 후속 연락에 쓸 수 없는 리드가 늘었다면 성과가 아닙니다.

현재 BoothCatch에서 적용하는 범위

1. QR 방문자 폼, 명함 OCR, 스태프 직접 입력
2. 리드별 현장 메모와 담당자·후속 상태 관리
3. 즉석·정시 추첨, 경품 재고와 수령 상태 기록
4. 이벤트 리드 CSV 내보내기

마감 후 20분 회고

행사가 끝난 직후 기억이 남아 있을 때 입력 오류와 운영 지연의 원인을 분리합니다. 사람의 실수를 탓하기보다 다음 행사에서 바꿀 수 있는 폼, 안내, 역할, 동선을 찾는 것이 목적입니다.

• 필수 정보가 비어 후속 연락을 시작하지 못한 건
• 중복되거나 담당자가 지정되지 않은 건
• 방문자가 가장 오래 기다린 단계
• 추첨 결과와 실제 경품 수령 기록의 차이
• 다음 행사 전에 없애거나 추가할 질문

자주 묻는 질문