전시회 리드 수집, 행사 전날까지 준비할 체크리스트

먼저 ‘몇 명을 모을지’보다 ‘무엇을 이어갈지’ 정합니다

현장 리드 수집은 명함 숫자를 늘리는 일이 아니라 행사 뒤에 이어질 대화를 준비하는 일입니다. 제품 소개 발송, 데모 일정 조율, 파트너 상담처럼 후속 행동을 먼저 정하면 반드시 받아야 할 정보와 현장에서 남길 메모가 선명해집니다.

모든 방문자에게 긴 설문을 요구하면 제출률이 떨어지고 상담 흐름도 끊깁니다. 이름과 연락 수단처럼 꼭 필요한 항목은 짧게 받고, 관심 제품이나 도입 시기처럼 대화 중 확인할 수 있는 내용은 직원 메모로 남기는 편이 좋습니다.

• 이번 행사에서 가장 중요한 후속 행동 한 가지
• 필수 연락 수단과 선택 항목
• 우선 연락 기준과 담당자 배정 방식
• 행사 종료 후 첫 연락 시점

QR·명함·직접 입력은 하나만 고르는 기능이 아닙니다

부스 입구에서 스스로 참여하는 방문자에게는 QR이 빠릅니다. 상담이 먼저 시작됐거나 방문자가 입력할 여유가 없다면 직원이 명함을 촬영하고, 명함이 없는 방문자는 최소 정보만 직접 등록할 수 있어야 합니다.

세 동선이 같은 리드 목록으로 모여야 중복을 찾고 담당자를 지정하기 쉽습니다. 현장 직원에게 ‘무조건 QR’ 같은 한 가지 규칙을 주기보다 상황별 기본 동선을 짧게 정해 공유하세요.

개인정보 안내는 행사 시작 전에 실제 화면으로 확인합니다

수집 목적, 필수·선택 항목, 보관 기간과 동의 거부 시 영향을 방문자가 제출 전에 읽을 수 있어야 합니다. 템플릿 문구를 그대로 두지 말고 실제 행사 주최자와 후속 연락 목적에 맞는지 확인해야 합니다.

경품 배송 주소처럼 당첨자에게만 필요한 정보는 모든 방문자에게 미리 받지 않는 편이 안전합니다. 명함 촬영을 사용할 때는 원본 이미지가 언제 삭제되는지도 운영팀이 알고 있어야 문의에 일관되게 답할 수 있습니다.

리허설은 한 번의 완주로 충분합니다

운영자가 관리자 화면만 살펴보는 것으로는 부족합니다. 실제 휴대전화로 QR을 열고, 테스트 리드를 제출하고, 목록에서 메모와 담당자를 수정한 다음 추첨과 CSV까지 한 번 완주하세요.

• 모바일 데이터 환경에서 QR 열기와 제출
• 필수 항목 누락·잘못된 전화번호 오류 확인
• 명함 전체 프레임 촬영과 결과 수정
• 즉석 또는 정시 추첨과 경품 재고 반영
• 전체 리드 CSV의 한글·연락처 열 확인

행사 당일에는 숫자보다 미처리 항목을 봅니다

총 리드 수만 계속 확인하면 실제 영업 준비가 늦어집니다. 보완이 필요한 명함, 담당자가 없는 리드, 후속 행동이 비어 있는 우선 상담 대상과 미전달 경품을 틈틈이 정리하세요.

마감 직전에는 새 기능을 켜거나 폼 구조를 크게 바꾸지 않는 것이 좋습니다. 현장에서 발견한 개선점은 별도로 기록하고, 현재 참여자의 동선을 안정적으로 유지하는 것이 우선입니다.