전시회 리드 수집 체크리스트: 행사 전날까지 확인할 24가지

먼저 답부터

전시회 리드 수집 체크리스트: 행사 전날까지 확인할 24가지의 핵심은 도구를 하나 더 도입하는 것이 아니라, 현장에서 누가 무엇을 언제 기록하고 다음 담당자에게 어떻게 넘길지 먼저 정하는 데 있습니다. QR, 명함, 직접 입력, 담당자 배정, 추첨, CSV 인계까지 현장에서 빠뜨리기 쉬운 준비 항목을 점검합니다.

이 문제를 행사 전에 결정해야 하는 이유

전시회 리드 수집 체크리스트: 행사 전날까지 확인할 24가지는 행사 당일에 즉흥적으로 해결하기 어렵습니다. 방문자가 몰리는 순간에는 입력 항목 하나, 담당자 한 명, 결과 확인 단계 하나가 대기시간과 데이터 누락을 크게 바꿉니다. 아래 기준을 팀 리허설에 포함하고 실제 기기에서 처음부터 끝까지 한 번 실행해 보세요.

현장에서 먼저 진단할 것

체크리스트는 준비 항목의 목록이 아니라 행사 개장 조건이어야 합니다. 누가 최종 폼을 승인하는지, 어느 기기가 현장 계정으로 로그인되어 있는지, QR 인쇄물이 실제 거리에서 읽히는지, 경품 수량과 추첨 규칙이 일치하는지 확인하세요. 각 항목에는 완료 증거와 재확인 시점을 붙여야 ‘확인함’이라는 말의 차이를 줄일 수 있습니다.

구체적인 운영 예시

행사 전날 30분 동안 한 명이 방문자 역할을 맡습니다. QR로 접수한 뒤 상담 메모를 추가하고, 반사가 있는 명함을 촬영해 값을 수정하며, 즉석 또는 정시 추첨과 수령 처리까지 진행합니다. 마지막으로 테스트 리드를 CSV로 열어 열 이름과 한글·영문·일문 값이 깨지지 않는지 확인하고, 모든 시험 데이터의 처리 책임자를 정합니다.

자주 놓치는 실패 패턴

1. 항목마다 담당자와 마감 시각이 없어 서로 완료했을 것이라고 가정한다.
2. 화면만 확인하고 인쇄 QR, 조명, 실제 네트워크와 같은 물리 조건을 시험하지 않는다.
3. 테스트 리드와 경품 결과를 남긴 채 실제 운영을 시작해 현장 기록과 섞인다.

완료 여부를 판단하는 기준

결정 기준을 한 장으로 정리하기

회의에서 기능 이름만 나열하지 말고, 각 선택이 현장 행동을 어떻게 바꾸는지 기록합니다.

실행 순서

각 단계에는 담당자와 완료 시점을 붙입니다. 담당자가 없는 체크리스트는 혼잡 시간에 가장 먼저 무너집니다.

1. 행사·폼·개인정보 안내의 최종 버전을 고정합니다.
2. QR 인쇄물과 명함 촬영 위치를 실제 조명에서 시험합니다.
3. 스태프 계정, 담당 구역과 교대 시간을 확인합니다.
4. 경품 수량, 추첨 규칙, 수령 처리 담당자를 대조합니다.
5. 테스트 리드를 CSV로 내려 열과 한글 표시를 확인합니다.

1. 행사·폼·개인정보 안내의 최종 버전을 고정합니다.

“행사·폼·개인정보 안내의 최종 버전을 고정합니다.”를 관찰 가능한 현장 절차로 바꾸세요. 완료 조건, 담당자, 대체 담당자와 확인 시점을 적고 실제 기기에서 중요한 예외 하나를 재현합니다. 마감 때 미완료 건을 이름 있는 담당자에게 넘겨 다음 팀이 구두 설명 없이 결과를 이해할 수 있게 합니다.

• 행사·폼·개인정보 안내의 최종 버전을 고정합니다.의 완료 조건과 담당자를 적는다.
• 실제 기기에서 예외와 인계 결과를 확인한다.

2. QR 인쇄물과 명함 촬영 위치를 실제 조명에서 시험합니다.

“QR 인쇄물과 명함 촬영 위치를 실제 조명에서 시험합니다.”를 관찰 가능한 현장 절차로 바꾸세요. 완료 조건, 담당자, 대체 담당자와 확인 시점을 적고 실제 기기에서 중요한 예외 하나를 재현합니다. 마감 때 미완료 건을 이름 있는 담당자에게 넘겨 다음 팀이 구두 설명 없이 결과를 이해할 수 있게 합니다.

• QR 인쇄물과 명함 촬영 위치를 실제 조명에서 시험합니다.의 완료 조건과 담당자를 적는다.
• 실제 기기에서 예외와 인계 결과를 확인한다.

3. 스태프 계정, 담당 구역과 교대 시간을 확인합니다.

“스태프 계정, 담당 구역과 교대 시간을 확인합니다.”를 관찰 가능한 현장 절차로 바꾸세요. 완료 조건, 담당자, 대체 담당자와 확인 시점을 적고 실제 기기에서 중요한 예외 하나를 재현합니다. 마감 때 미완료 건을 이름 있는 담당자에게 넘겨 다음 팀이 구두 설명 없이 결과를 이해할 수 있게 합니다.

• 스태프 계정, 담당 구역과 교대 시간을 확인합니다.의 완료 조건과 담당자를 적는다.
• 실제 기기에서 예외와 인계 결과를 확인한다.

4. 경품 수량, 추첨 규칙, 수령 처리 담당자를 대조합니다.

“경품 수량, 추첨 규칙, 수령 처리 담당자를 대조합니다.”를 관찰 가능한 현장 절차로 바꾸세요. 완료 조건, 담당자, 대체 담당자와 확인 시점을 적고 실제 기기에서 중요한 예외 하나를 재현합니다. 마감 때 미완료 건을 이름 있는 담당자에게 넘겨 다음 팀이 구두 설명 없이 결과를 이해할 수 있게 합니다.

• 경품 수량, 추첨 규칙, 수령 처리 담당자를 대조합니다.의 완료 조건과 담당자를 적는다.
• 실제 기기에서 예외와 인계 결과를 확인한다.

5. 테스트 리드를 CSV로 내려 열과 한글 표시를 확인합니다.

“테스트 리드를 CSV로 내려 열과 한글 표시를 확인합니다.”를 관찰 가능한 현장 절차로 바꾸세요. 완료 조건, 담당자, 대체 담당자와 확인 시점을 적고 실제 기기에서 중요한 예외 하나를 재현합니다. 마감 때 미완료 건을 이름 있는 담당자에게 넘겨 다음 팀이 구두 설명 없이 결과를 이해할 수 있게 합니다.

• 테스트 리드를 CSV로 내려 열과 한글 표시를 확인합니다.의 완료 조건과 담당자를 적는다.
• 실제 기기에서 예외와 인계 결과를 확인한다.

현장 조건에 맞게 조정하는 법

리드 수집 기본의 정답은 행사 규모만으로 결정되지 않습니다. 대화 길이, 부스 동선, 직원 수, 경품 전달 위치, 첫 연락을 맡을 팀을 함께 봐야 합니다. 아래 운영 메모를 그대로 복사하기보다 자사 행사에서 확인할 질문으로 바꾸고, 리허설 결과에 따라 항목을 줄이거나 역할을 재배치하세요.

행사 당일 체크리스트

문이 열리기 전에 실제 방문자 한 명을 가정해 아래 흐름을 점검합니다.

• 행사·폼·개인정보 안내의 최종 버전을 고정합니다.
• QR 인쇄물과 명함 촬영 위치를 실제 조명에서 시험합니다.
• 스태프 계정, 담당 구역과 교대 시간을 확인합니다.
• 경품 수량, 추첨 규칙, 수령 처리 담당자를 대조합니다.
• 테스트 리드를 CSV로 내려 열과 한글 표시를 확인합니다.
• QR 방문자 폼, 명함 OCR, 스태프 직접 입력
• 리드별 현장 메모와 담당자·후속 상태 관리

성과와 품질을 함께 측정하기

총 수집 건수만 보면 빠른 입력이 좋은 운영처럼 보일 수 있습니다. 그러나 후속 연락에 쓸 수 없는 리드가 늘었다면 성과가 아닙니다.

현재 BoothCatch에서 적용하는 범위

1. QR 방문자 폼, 명함 OCR, 스태프 직접 입력
2. 리드별 현장 메모와 담당자·후속 상태 관리
3. 즉석·정시 추첨, 경품 재고와 수령 상태 기록
4. 이벤트 리드 CSV 내보내기

마감 후 20분 회고

행사가 끝난 직후 기억이 남아 있을 때 입력 오류와 운영 지연의 원인을 분리합니다. 사람의 실수를 탓하기보다 다음 행사에서 바꿀 수 있는 폼, 안내, 역할, 동선을 찾는 것이 목적입니다.

• 필수 정보가 비어 후속 연락을 시작하지 못한 건
• 중복되거나 담당자가 지정되지 않은 건
• 방문자가 가장 오래 기다린 단계
• 추첨 결과와 실제 경품 수령 기록의 차이
• 다음 행사 전에 없애거나 추가할 질문

자주 묻는 질문