전시회 후속 전화 스크립트: 자료 요청·데모·견적 상담별 예시

부스에서 한 약속부터 읽기

전시회 후속 전화는 실제 현장 요청을 떠올리게 하고, 통화 가능한지 확인한 뒤 유용한 다음 행동 하나를 합의하는 흐름으로 진행합니다. 상담 메모를 바탕으로 준비하세요.

기술 답변을 원한 사람과 자료만 요청한 사람의 후속 연락은 다릅니다. 전화 전에 약속한 작업과 연락 수단을 확인하세요. 이메일 자료를 원한 방문자에게 전화번호가 있다는 이유로 다른 상담을 시작하지 않습니다. 스크립트는 끊김 없이 읽는 대본보다 첫 문장, 질문 하나, 다음 약속을 놓치지 않는 안내로 사용합니다. 추가 관심이 없더라도 양쪽이 다음 상태를 알면 통화는 정리된 것입니다.

전화를 걸기 전 짧은 준비

이름, 회사, 행사, 질문, 이미 보낸 자료와 남은 약속을 봅니다. 다른 직원이 먼저 연락했는지도 확인하세요. 기록이 불명확하면 내부에서 확인하거나 통화에서 솔직하게 질문합니다.

맥락을 소개하고 통화 가능 여부 묻기

첫 문장 예시: ‘안녕하세요, [회사]의 [직원]입니다. [행사]에서 [질문]을 이야기했고 [약속한 내용]을 안내드리기로 했습니다. 지금 잠깐 통화 괜찮으실까요, 다른 시간이 좋으실까요?’ 막연한 관심 표현 대신 질문을 떠올리게 합니다. 바쁘다고 답하면 설명을 계속하지 말고 이메일이나 합의할 시간을 묻고 마무리합니다. 다른 사람에게 연결됐다면 자세한 상담 내용을 먼저 전달하지 않습니다.

자료 요청 고객에게 전화할 때

예시: ‘현장에서 [질문]을 확인할 [자료]를 요청하셔서 [날짜]에 보냈습니다. 맞는 주소로 전달됐는지와 추가로 확인할 부분이 있는지 여쭙고 싶습니다.’ 받지 못했다면 전달부터 해결합니다. 아직 읽지 않았다면 바로 검토하라고 요구하지 않고 자료를 남겨 둡니다. 읽었다면 남은 질문을 확인하고 답할 자료나 담당자를 정합니다. 질문이 없다면 다음 통화 이유를 만들어내지 않습니다.

데모를 요청한 고객에게 전화할 때

예시: ‘[업무 맥락]에서 [흐름]을 보고 싶다고 말씀하셨습니다. 일정을 잡기 전에 가장 확인하고 싶은 부분과 함께 보실 동료가 있는지 여쭤봐도 될까요?’ 적합한 진행자의 가능 시간을 확인한 뒤 선택지를 안내합니다. ‘가능한 시간을 보내주세요’라는 답은 예약 확정이 아니라 일정 제안 작업입니다. 누가 언제 제안할지 기록하고 시연 목적이 바뀌었다면 메모를 수정합니다.

견적·조건 상담 고객에게 전화할 때

예시: ‘[행사]에서 [범위]에 관한 견적을 요청하셨습니다. 담당자가 준비하기 전에 조건을 확인하고 싶습니다. [확인된 범위]가 맞고, 추가로 정할 내용은 무엇일까요?’ 요청에 필요한 정보만 묻습니다. 미확인 범위를 추정해 가격을 제시하거나 확인할 수 없는 할인, 일정, 기능을 약속하지 않습니다. 고객이 원하는 조건과 팀이 수락한 약속을 다른 문장으로 남깁니다.

고객의 우선순위가 바뀌었다면

자료가 필요 없어졌거나 프로젝트가 미뤄졌거나 다른 동료와 이야기해야 할 수 있습니다. 상대방이 설명할 의사가 있을 때만 바뀐 상황을 묻습니다. 추가 연락을 원하지 않으면 기록하고 계획한 연락을 멈춥니다. 나중의 확인을 원한다면 ‘여기서 마무리할까요, [조건] 이후에 확인하면 도움이 될까요?’처럼 선택을 줍니다. 막연한 ‘다음 분기쯤’은 합의한 예약처럼 쓰지 않습니다.

받지 않은 전화는 시도로 기록

메시지를 남긴다면 신원, 행사 맥락, 답할 방법만 간단히 전합니다. 예시: ‘[회사]의 [이름]입니다. [행사]에서 요청하신 내용으로 연락드렸습니다. 편하실 때 이전 메시지에 회신 주셔도 됩니다.’ 확인할 수 없는 음성사서함에 프로젝트 세부 내용을 길게 남기지 않습니다. 다른 직원과 반복 전화를 걸지 않도록 시도를 기록하고 적절한 다음 연락 또는 종료를 판단합니다. 부재만으로 구매 의사를 알 수는 없습니다.

BoothCatch에는 결과와 다음 행동 기록

전화는 팀의 통상적인 전화 방식으로 진행합니다. BoothCatch 메모에는 실제 논의, 다음 행동에는 새 약속을 남기고 담당자와 후속 상태를 갱신합니다. 자료 전달과 통화 부재는 다른 결과입니다. 양식: ‘연락 [날짜]. 논의 [질문]. 결과 [자료 수신/일정 대기/답변 필요/추가 연락 원치 않음]. 다음 행동 [작업]. 담당 [이름]. 시점 [합의/미정].’ 추정한 기분보다 확인한 결과를 씁니다.

마지막 한 문장으로 약속 맞추기

다음 행동을 짧게 읽고 상대방 기대와 맞는지 확인합니다. 더 할 일이 없다면 명확히 마무리하고 기록합니다. 전문가 답변이 필요하면 책임자와 현실적인 확인 시점을 안내하세요. 통화 끝에 새로운 제안을 여러 개 더하지 않습니다.

• 합의한 목적과 연락 수단으로 전화한다.
• 첫 문장에 구체적인 현장 질문이 있다.
• 상대방이 시간을 바꾸거나 거절할 수 있다.
• 질문 하나에 집중한다.
• 미확인 범위와 일정은 구분한다.
• 결과, 다음 행동과 담당자를 기록한다.

자주 묻는 질문