같은 회사와 같은 사람은 다른 기준
같은 회사의 다른 사람은 별도 연락처로 유지합니다. 회사 공통 과제는 메모로 연결하고, 각자의 요청과 다음 행동을 보존하면서 전체 후속 연락을 조정할 담당자를 정하세요.
회사 동료들이 함께 오거나 다른 날 각자 방문할 수 있습니다. 회사가 같아도 질문과 받을 자료는 다릅니다. 하나로 합치면 기술 질문을 한 사람이나 자료를 기다리는 수신자가 사라질 수 있습니다. 한 사람이 QR과 명함으로 두 번 등록한 경우의 중복 정리와, 서로 다른 사람의 회사 공통 맥락 연결은 구분해야 합니다.
각 기록이 누구를 나타내는지 확인
이름, 개인 연락처, 회사와 수집 당시 맥락을 봅니다. 비슷한 이름이나 대표 전화만으로 동일인이라 판단하지 않습니다. 여러 명함에 회사 공용 이메일이 있어도 어떤 사람이 해당 답변을 받아야 하는지 확인하세요. 같은 사람이 다시 왔다면 기존 기록에 맥락을 더하고, 새로운 동료라면 그 사람의 연락처를 유지합니다. 한 사람의 이메일을 다른 사람의 것으로 덮어쓰지 않습니다.
직함 대신 확인한 역할 남기기
운영 담당자는 현재 문제를, 기술 담당자는 적용 조건을, 조정 담당자는 다음 상담 일정을 설명할 수 있습니다. 직함만으로 누가 결정하는지 알 수 없으므로 이번 검토에서 맡을 역할을 묻습니다.
| 대화에서 맡은 역할 | 기록 예시 |
|---|---|
| 현재 업무 설명 | [흐름]의 [단계]에서 생기는 문제를 설명함. |
| 기술 조건 검토 | [조건]을 질문했고 [전문가] 답변이 필요함. |
| 다음 상담 조정 | 동료 질문과 참가자를 모아 미팅 시간을 확인하기로 함. |
| 역할 미확인 | 함께 상담했으나 검토 책임은 확인하지 않음. |
예시: 연락처 세 개와 하나의 조정 흐름
가상 상황에서 운영 담당자가 현황을 설명하고 엔지니어가 호환성을 질문하며 프로젝트 담당자가 다음 미팅을 조정한다고 가정합니다. 세 명의 연락처를 보존하고 각각 자료, 기술 답변, 참가자 확인을 배정합니다. 팀 요약은 ‘공통 문제 [내용], A 요청 [자료], B 질문 [조건], C 확인 [참가자], 조정 담당 [이름], 시점 [합의/미정]’으로 남깁니다. 요약이 개인 기록을 대체하지 않아야 합니다.
전체 조정과 개별 실행 구분하기
조정 담당자는 상충하는 메일이나 같은 소개 질문의 반복을 막고 다음 행동을 맞춥니다. 모든 기술 답변을 직접 할 필요는 없습니다. 처음 보낼 연락, 따로 진행할 자료 요청, 회신을 기록할 방법을 정하세요. 다른 시간에 같은 회사를 응대한 직원들은 메모를 먼저 비교합니다. 다른 사람의 등급이 높다는 이유로 이미 약속한 개인 요청을 없애지 않습니다.
다음 연락에 포함할 사람 확인
함께 방문했다고 모두 모든 메일을 받기를 원하는 것은 아닙니다. 자료를 받을 사람, 기술 질문을 답할 사람, 다음 미팅 참가자를 묻습니다. 개인 답변을 먼저 원하면 그 요청을 보존하세요. 문구 예시: ‘[행사]에서 [공통 주제]를 이야기하며 질문하신 [내용]에 대한 [자료]를 보냅니다. 다음 논의에 [동료]도 함께하면 좋을까요?’ 참석만 한 사람을 제안 승인자로 표현하지 않습니다.
회사 검색과 개인별 메모 활용
BoothCatch에서 회사나 연락처로 관련 사람을 찾아 각자의 메모, 담당자, 다음 행동과 후속 상태를 관리합니다. 메모에 공통 주제를 적되 관심도는 그 사람의 질문과 요청을 근거로 표시합니다. 회사 단위 작업은 전체 CSV를 내려받아 스프레드시트나 CRM에서 정리할 수 있습니다. 출력은 화면 필터와 무관하게 전체 행사입니다. 검색 결과 자체가 회사 구조나 동일인을 자동 확정한 것은 아니므로 묶기 전에 직접 확인합니다.
회사명 표기가 다를 때
정식 회사명, 브랜드, 부서 이름이 섞여 있을 수 있습니다. 관계를 확인한 경우 팀의 작업용 이름을 맞추고 업무 요건에 영향을 주는 부서나 사업장을 남기세요. 비슷한 이름이나 같은 이메일 도메인만으로 하나의 프로젝트라 단정하지 않습니다. 보고서에는 사람 수와 회사 수를 따로 적고 묶은 기준과 미확인 사례를 설명합니다. 세 사람이 왔다고 영업 기회도 세 개라고 셀 필요는 없습니다.
보내기 전에 공동 인계 확인
회사 요약과 개인 메모를 함께 읽고 누가 어떤 답변을 기다리는지 확인합니다. 서로 다른 약속, 참가자 누락, 소개 연락 중복을 정리하세요. 큰 미팅이 미확정이라는 이유로 바로 전달할 수 있는 약속 자료까지 늦추지 않습니다.
- 다른 사람의 연락처는 별도로 유지했다.
- 동일인 여부와 회사명 변형을 검토했다.
- 공통 맥락과 개인 요청을 구분했다.
- 확인한 역할과 추정을 구분했다.
- 조정 담당자가 개별 작업을 연결한다.
- 수신자와 미팅 참가자는 방문자 약속을 따른다.
자주 묻는 질문
같은 회사의 방문자를 합쳐도 되나요?
회사만 같다는 이유로 합치지 않습니다. 같은 사람의 중복 등록은 별도로 검토하고, 다른 사람은 연락처를 유지하면서 공통 주제를 메모로 연결합니다.
한 회사의 작업을 여러 직원이 맡아도 되나요?
가능합니다. 조정 담당자를 두고 자료나 기술 답변은 처리할 수 있는 사람에게 배정하세요. 약속과 수신자가 분명해야 연락이 충돌하지 않습니다.
단체 방문은 어떻게 보고하나요?
사람 수와 회사 수를 구분하고 묶은 기준을 설명합니다. 영업 기준이 실제로 뒷받침하지 않으면 방문자 세 명을 독립 영업 기회 세 개로 계산하지 않습니다.
다음 행사의 운영 흐름을 시작해 보세요
행사를 만들고 Event Pass를 구매해 QR·명함·리드 관리와 경품 추첨을 운영하세요.