다음 날도 이어지는 약속 정리하기
여러 날 열리는 전시회에서는 매일 미완료 연락처, 상담 약속, 담당자 인계와 경품 기록을 확인합니다. 하루 마감을 팀의 운영 루틴으로 두어 다음 근무자가 같은 행사 맥락을 이어받게 하세요.
문이 닫혀도 내일 다시 올 방문자, 보내기로 한 자료, 아직 받지 않은 경품은 남습니다. 매일 기억만으로 시작하면 기존 약속과 새 상담을 구분하기 어렵습니다. 한 행사가 이어지는 운영 기간이라면 같은 행사 맥락을 유지하고 야간 점검은 별도 팀 체크리스트로 수행합니다. 하루 업무 마감을 매번 새 행사 생성이나 행사 전체의 최종 종료와 혼동하지 마세요.
저녁 마감과 아침 인수 책임자 지정
마감을 모을 사람과 개장 전 기록을 받을 사람을 정합니다. 같은 사람이 맡더라도 두 책임은 구분합니다. 모든 오류를 직접 고칠 필요는 없지만 미완료 작업에 담당자가 있고 다음 근무자가 내용을 아는지 확인해야 합니다. 철수와 이동이 시작되기 전에 점검 시간을 잡고, 마지막 방문자를 응대 중일 때 대신 진행할 사람도 정하세요.
대화한 직원이 있을 때 미완료 기록 보완
불확실한 연락처, 처리 중인 명함, 빠진 상담 메모, 담당자 없는 약속부터 봅니다. 응대한 직원이 기억하는 내용을 확인하되 알 수 없는 정보는 미확인으로 남깁니다. 오늘 고칠 수 있는 기록과 방문자·전문가에게 확인할 기록을 나눠 두 번째 그룹에는 담당자와 다음 질문을 지정합니다. 약속한 자료가 미배정인 채 중요도가 낮은 메모를 다듬는 데 시간을 다 쓰지 않습니다.
다시 방문할 사람의 맥락 준비
다음 날 동료와 돌아오는 방문자는 기존 기록을 찾아 이어 응대합니다. 회사가 같아도 다른 사람의 연락처는 별도로 유지하세요. 재방문 시점이 합의됐는지도 구분합니다. 가상 메모 예시: ‘[방문자]가 [날짜·시간]에 기술 담당자와 재방문 예정. [질문] 상담 희망. [직원]이 [장소]에서 응대.’ 희망 시간만 들었다면 확정으로 쓰지 않고 확인이 필요하다고 남깁니다.
당첨 기록과 실제 전달 수량 맞추기
실물 재고를 세고 당첨과 수령 상태를 비교합니다. 당첨됐지만 아직 전달하지 않은 경품, 미수령, 전달 여부를 확인해야 하는 기록을 구분하세요. 다음 직원이 상자만 보고 수량을 추정하거나 이전 규칙과 다른 대체 경품을 약속하지 않도록 합니다.
| 점검 항목 | 다음 근무자가 알아야 할 것 |
|---|---|
| 실물 재고 | 센 수량과 보관 위치 |
| 미수령 결과 | 해당 기록, 수령 조건, 담당자 |
| 전달 예외 | 무슨 일이 있었고 재전달 전 무엇을 확인할지 |
| 설정 질문 | 검토할 책임자와 현 단계에서 변경 가능한지 |
CSV는 누적 기록의 시점별 사본
둘째 날 전체 CSV에는 첫째 날 기록도 들어 있습니다. 두 파일을 단순히 아래로 붙이면 같은 방문자가 여러 번 집계됩니다. 작업용 파일은 최신 내보내기로 교체하는 방식이 가장 단순합니다. 파일 간 비교가 필요하면 연락처와 수집 시각을 함께 보고 애매한 일치는 직접 확인하세요.
BoothCatch는 화면 필터와 관계없이 행사 전체를 내보냅니다. 하루별로 보고 싶다면 파일의 수집 시각을 이용해 내려받은 뒤 선별합니다. 파일에 내보낸 시점을 표시하고 보고서가 일별인지 누적인지 적어 오래된 파일을 최신 현황으로 오해하지 않게 합니다.
오늘 할 일과 내일 할 일 나누기
오늘 저녁 자료를 받기로 한 방문자의 약속은 행사 기간이 길다는 이유로 내일로 미루지 않습니다. 실행할 담당자를 정하고 완료를 남깁니다. 약속을 지키기 어렵다면 담당자가 현실적인 새 시점을 안내합니다. 전문가 확인이나 내일 재방문은 남은 질문과 이유를 기록해 다음 근무자의 작업으로 넘깁니다.
복사해 사용하는 일일 인계 양식
날짜·점검 시각: [값]. 열린 약속: [방문자·질문·담당·시점]. 기록 보완: [항목·담당]. 경품 예외: [기록·다음 확인]. 내일 상담: [수락한 시간·진행자]. 부스 변경: [바꿀 내용·설명 담당]. 결정 필요: [질문·책임자]. 연락처를 넓게 공유하는 공지에 복제하기보다 필요한 사람이 기존 리드에서 상세 내용을 찾도록 합니다. 인수자가 어떤 작업을 받았는지 확인하세요.
첫 방문자 전에 바뀐 점 확인
참여 경로, 직원 접근, 기기, 예약과 경품 상황을 확인합니다. 테이블이 옮겨졌으면 QR 가시성을, 직원이 바뀌었으면 인계 작업을 점검하세요. 첫 확정 상담의 진행자가 있는지도 봅니다. 전날 답변이나 수령을 기다리는 방문자가 올 수 있으므로 미완료 사항을 읽은 뒤 문을 엽니다. 바뀌지 않은 설명을 반복하기보다 오늘 달라지는 행동을 맞춥니다.
마지막 날에는 하나의 최종 현황으로
최종 마감에서는 완료한 약속과 영업팀에 남기는 약속을 구분하고 다음 연락 담당자를 지정합니다. 최종 경품 기록과 최신 CSV를 확인하세요. 겹치는 일일 파일을 합산하지 않고 행사 전체 결과를 보고합니다. 부스가 철수된 뒤에도 열린 작업은 담당자와 함께 남아 있어야 합니다.
- 연락처와 메모의 미완료 건을 검토했다.
- 확정 재방문과 상담에 진행자가 있다.
- 미수령·전달 예외를 구분했다.
- 일일 CSV를 겹쳐 합산하지 않는다.
- 오늘의 약속은 완료하거나 명시적으로 재배정했다.
- 다음 근무자가 남은 작업을 인수했다.
자주 묻는 질문
전시회 날짜마다 새 행사를 만들어야 하나요?
계획한 행사 구조와 운영 기간을 따릅니다. 하나의 행사가 이어지는 경우 맥락을 함께 유지하고 하루 마감은 팀의 일일 점검으로 수행하세요.
일별 내보내기를 합쳤더니 수가 늘었어요.
나중의 전체 내보내기에는 이전 기록도 들어 있어 단순 합치기는 중복 집계를 만듭니다. 최신 파일을 사용하거나 연락처와 수집 시각을 함께 비교해 불확실한 항목을 확인합니다.
짧은 저녁 점검에서 무엇부터 보나요?
약속한 행동, 그 행동에 필요한 연락처 누락, 재방문과 경품 예외부터 봅니다. 나머지 보완도 담당자를 지정해 이름 없는 내일 작업으로 남기지 않습니다.
다음 행사의 운영 흐름을 시작해 보세요
행사를 만들고 Event Pass를 구매해 QR·명함·리드 관리와 경품 추첨을 운영하세요.