행사 당일 리허설 체크리스트: 30분 모의 운영

먼저 답부터

행사 당일 리허설 체크리스트: 30분 모의 운영의 핵심은 도구를 하나 더 도입하는 것이 아니라, 현장에서 누가 무엇을 언제 기록하고 다음 담당자에게 어떻게 넘길지 먼저 정하는 데 있습니다. 첫 방문자 응대부터 추첨과 CSV 확인까지 실제 기기로 한 번 끝까지 실행하는 리허설 순서를 제공합니다.

이 문제를 행사 전에 결정해야 하는 이유

행사 당일 리허설 체크리스트: 30분 모의 운영는 행사 당일에 즉흥적으로 해결하기 어렵습니다. 방문자가 몰리는 순간에는 입력 항목 하나, 담당자 한 명, 결과 확인 단계 하나가 대기시간과 데이터 누락을 크게 바꿉니다. 아래 기준을 팀 리허설에 포함하고 실제 기기에서 처음부터 끝까지 한 번 실행해 보세요.

현장에서 먼저 진단할 것

리허설의 목적은 화면을 한 번 보는 것이 아니라 실제 사람, 기기, 네트워크, 인쇄물 사이의 인계가 끊기는 곳을 찾는 것입니다. 정상 입력만 시험하면 현장에서 가장 오래 걸리는 오류 수정과 재시도 절차를 알 수 없습니다. 성공 시나리오와 함께 잘못된 이메일, 흐린 명함, 중복 참여, 권한 없는 작업, 연결 지연을 일부러 재현하세요.

구체적인 운영 예시

30분을 다섯 구간으로 나눕니다. QR 제출, 명함 촬영과 수정, 스태프 직접 입력, 추첨과 수령, CSV 마감에 각각 시간을 배정합니다. 같은 방문자가 두 경로로 들어오게 만들고, 한 계정은 제한된 권한으로 시험합니다. 각 구간이 끝나면 화면 결과뿐 아니라 다음 담당자가 무엇을 받았는지도 확인합니다.

자주 놓치는 실패 패턴

1. 관리자 한 명이 익숙한 기기로 빠르게 클릭하고 리허설 통과를 선언한다.
2. 오류를 발견해도 즉석에서 고친 뒤 재현 조건과 담당자를 기록하지 않는다.
3. 추첨 결과까지만 보고 실제 경품 전달과 재고 감소, 미수령 처리를 생략한다.

완료 여부를 판단하는 기준

결정 기준을 한 장으로 정리하기

회의에서 기능 이름만 나열하지 말고, 각 선택이 현장 행동을 어떻게 바꾸는지 기록합니다.

실행 순서

각 단계에는 담당자와 완료 시점을 붙입니다. 담당자가 없는 체크리스트는 혼잡 시간에 가장 먼저 무너집니다.

1. 새 방문자가 QR로 제출하는 전체 시간을 측정합니다.
2. 반사가 있는 명함과 작은 글씨 명함을 촬영해 확인합니다.
3. 스태프 직접 입력 후 담당자와 메모를 수정합니다.
4. 즉석 및 정시 추첨 결과와 경품 수령을 시험합니다.
5. 마지막으로 전체 리드를 CSV로 내려 실제 프로그램에서 엽니다.

1. 새 방문자가 QR로 제출하는 전체 시간을 측정합니다.

“새 방문자가 QR로 제출하는 전체 시간을 측정합니다.”를 관찰 가능한 현장 절차로 바꾸세요. 완료 조건, 담당자, 대체 담당자와 확인 시점을 적고 실제 기기에서 중요한 예외 하나를 재현합니다. 마감 때 미완료 건을 이름 있는 담당자에게 넘겨 다음 팀이 구두 설명 없이 결과를 이해할 수 있게 합니다.

• 새 방문자가 QR로 제출하는 전체 시간을 측정합니다.의 완료 조건과 담당자를 적는다.
• 실제 기기에서 예외와 인계 결과를 확인한다.

2. 반사가 있는 명함과 작은 글씨 명함을 촬영해 확인합니다.

“반사가 있는 명함과 작은 글씨 명함을 촬영해 확인합니다.”를 관찰 가능한 현장 절차로 바꾸세요. 완료 조건, 담당자, 대체 담당자와 확인 시점을 적고 실제 기기에서 중요한 예외 하나를 재현합니다. 마감 때 미완료 건을 이름 있는 담당자에게 넘겨 다음 팀이 구두 설명 없이 결과를 이해할 수 있게 합니다.

• 반사가 있는 명함과 작은 글씨 명함을 촬영해 확인합니다.의 완료 조건과 담당자를 적는다.
• 실제 기기에서 예외와 인계 결과를 확인한다.

3. 스태프 직접 입력 후 담당자와 메모를 수정합니다.

“스태프 직접 입력 후 담당자와 메모를 수정합니다.”를 관찰 가능한 현장 절차로 바꾸세요. 완료 조건, 담당자, 대체 담당자와 확인 시점을 적고 실제 기기에서 중요한 예외 하나를 재현합니다. 마감 때 미완료 건을 이름 있는 담당자에게 넘겨 다음 팀이 구두 설명 없이 결과를 이해할 수 있게 합니다.

• 스태프 직접 입력 후 담당자와 메모를 수정합니다.의 완료 조건과 담당자를 적는다.
• 실제 기기에서 예외와 인계 결과를 확인한다.

4. 즉석 및 정시 추첨 결과와 경품 수령을 시험합니다.

“즉석 및 정시 추첨 결과와 경품 수령을 시험합니다.”를 관찰 가능한 현장 절차로 바꾸세요. 완료 조건, 담당자, 대체 담당자와 확인 시점을 적고 실제 기기에서 중요한 예외 하나를 재현합니다. 마감 때 미완료 건을 이름 있는 담당자에게 넘겨 다음 팀이 구두 설명 없이 결과를 이해할 수 있게 합니다.

• 즉석 및 정시 추첨 결과와 경품 수령을 시험합니다.의 완료 조건과 담당자를 적는다.
• 실제 기기에서 예외와 인계 결과를 확인한다.

5. 마지막으로 전체 리드를 CSV로 내려 실제 프로그램에서 엽니다.

“마지막으로 전체 리드를 CSV로 내려 실제 프로그램에서 엽니다.”를 관찰 가능한 현장 절차로 바꾸세요. 완료 조건, 담당자, 대체 담당자와 확인 시점을 적고 실제 기기에서 중요한 예외 하나를 재현합니다. 마감 때 미완료 건을 이름 있는 담당자에게 넘겨 다음 팀이 구두 설명 없이 결과를 이해할 수 있게 합니다.

• 마지막으로 전체 리드를 CSV로 내려 실제 프로그램에서 엽니다.의 완료 조건과 담당자를 적는다.
• 실제 기기에서 예외와 인계 결과를 확인한다.

현장 조건에 맞게 조정하는 법

행사 준비의 정답은 행사 규모만으로 결정되지 않습니다. 대화 길이, 부스 동선, 직원 수, 경품 전달 위치, 첫 연락을 맡을 팀을 함께 봐야 합니다. 아래 운영 메모를 그대로 복사하기보다 자사 행사에서 확인할 질문으로 바꾸고, 리허설 결과에 따라 항목을 줄이거나 역할을 재배치하세요.

행사 당일 체크리스트

문이 열리기 전에 실제 방문자 한 명을 가정해 아래 흐름을 점검합니다.

• 새 방문자가 QR로 제출하는 전체 시간을 측정합니다.
• 반사가 있는 명함과 작은 글씨 명함을 촬영해 확인합니다.
• 스태프 직접 입력 후 담당자와 메모를 수정합니다.
• 즉석 및 정시 추첨 결과와 경품 수령을 시험합니다.
• 마지막으로 전체 리드를 CSV로 내려 실제 프로그램에서 엽니다.
• QR 방문자 폼, 명함 OCR, 스태프 직접 입력
• 리드별 현장 메모와 담당자·후속 상태 관리

성과와 품질을 함께 측정하기

총 수집 건수만 보면 빠른 입력이 좋은 운영처럼 보일 수 있습니다. 그러나 후속 연락에 쓸 수 없는 리드가 늘었다면 성과가 아닙니다.

현재 BoothCatch에서 적용하는 범위

1. QR 방문자 폼, 명함 OCR, 스태프 직접 입력
2. 리드별 현장 메모와 담당자·후속 상태 관리
3. 즉석·정시 추첨, 경품 재고와 수령 상태 기록
4. 이벤트 리드 CSV 내보내기

마감 후 20분 회고

행사가 끝난 직후 기억이 남아 있을 때 입력 오류와 운영 지연의 원인을 분리합니다. 사람의 실수를 탓하기보다 다음 행사에서 바꿀 수 있는 폼, 안내, 역할, 동선을 찾는 것이 목적입니다.

• 필수 정보가 비어 후속 연락을 시작하지 못한 건
• 중복되거나 담당자가 지정되지 않은 건
• 방문자가 가장 오래 기다린 단계
• 추첨 결과와 실제 경품 수령 기록의 차이
• 다음 행사 전에 없애거나 추가할 질문

자주 묻는 질문